Procaps S.A. v. Patheon Inc. et al

Filing 341

ORDER granting #300 Motion for Discovery and Awarding Fees. Signed by Magistrate Judge Jonathan Goodman on 2/28/2014. (oim)

UNITED STATES DISTRICT COURT 
SOUTHERN DISTRICT OF FLORIDA 
MIAMI DIVISION 

CASE NO. 12‐24356‐CIV‐GOODMAN 

[CONSENT CASE] 
PROCAPS S.A.,  

Plaintiff, 

v. 

PATHEON INC., 

Defendant. 
__________________________/  

ORDER GRANTING DEFENDANT’S MOTION  
FOR A FORENSIC ANALYSIS OF PLAINTIFF’S ELECTRONIC MEDIA 
In  the  1967  film  Cool  Hand  Luke,  the  Captain,  a  prison  warden  played  by  actor 
Strother  Martin,  beats  Luke,  a  prisoner  played  by  Paul  Newman,  and  says,  “[w]hat 
we’ve got here is [a] failure to communicate.”  
Although this movie quote was first uttered 45 years before Plaintiff Procaps S.A. 
(“Procaps”)  filed  its  lawsuit  against  Defendant  Patheon  Inc.  (“Patheon”),  it  may  well 
explain,  at  least  in  part,  a  discovery  collection  effort  which  Patheon  describes  as 
“shockingly deficient” and a discovery shortfall Patheon brands as a “wholesale failure 
to  preserve  potentially  relevant  information  or  conduct  a  proper  document  collection, 
search or production process.” [ECF Nos. 301, p. 4; 318, p. 2]. 
By way of introductory summary, Procaps is seeking more than $350 million in 
damages from Patheon in this federal antitrust lawsuit it filed in December 2012, but it 

did  not  implement  a  formal  litigation  hold  as  of  February  27,  2014,  when  this  Court 
ordered  one  to  be  implemented  in  response  to  Patheon’s  motion.  [ECF  No.  324]. 
Procaps’ United States lawyers never traveled to Colombia (where Procaps is based) to 
meet with Procaps’ information technology (“IT”) team (or other executives) to discuss 
how relevant or responsive electronically stored information (“ESI”) would be located, 
and it did not retain an ESI retrieval consultant to help Procaps implement a litigation 
hold  or  to  search  for  relevant  ESI  and  documents.  It  seems  as  though  some  critical 
Procaps  executives  and  employees  conducted  their  own  searches  for  ESI  and 
documents without ever seeing Patheon’s document request or without receiving a list 
of search terms from its counsel.  
Procaps’ counsel now concedes that, in retrospect, the document and ESI search 
was  inadequate,  thus  confirming  the  applicability  of  the  “[b]ut  I  still  haven’t  found/  
what  I’m  looking  for”  lyric  from  the  hit  U2  song.1  Despite  this  concession,  Procaps’ 
counsel (1) contends that it had several conversations about discovery with its client, (2) 
notes that an attachment to the November 2012 engagement letter explained the need to 
preserve materials, (3) argues that there has been no showing that any ESI or documents 
have  been  deleted  or  destroyed  as  a  result  of  the  no‐litigation‐hold  status,  and  (4) 
suggests  that  employees  may  not  have  understood  deposition  questions  when  they 

1

I Still Haven’t Found What I’m Looking For, on THE JOSHUA TREE (Island 1987).  
2 

testified that they generated their own search terms without specific instructions from 
counsel. 
Patheon’s critical description of Procaps’ discovery response arises in connection 
with  its  Motion  for  a  Forensic  Analysis  of  Procaps’  Electronic  Media.  [ECF  Nos.  301; 
302].  The  Court  has  considered  Patheon’s  motion,  Procaps’  response  in  opposition, 
Patheon’s reply, and the relevant portions of the record, and held a multi‐hour hearing 
on the motion. [ECF Nos. 313; 318; 325].  
Although Procaps agreed to a forensic analysis by an outside vendor specializing 
in  ESI  retrieval,  the  parties  did  not  agree  on  the  scope  of  the  analysis  or  on  other 
significant components, such as whether certain conclusions reached by the outside ESI 
vendor would be shared with Patheon. 
As  explained  below,  the  Court  grants  the  motion  and  awards  Patheon  
reasonable attorney’s fees in the amount of  $24,115. 2 
I.

BACKGROUND & DISCUSSION 
Patheon and Procaps entered into a Collaboration Agreement to work together to 

produce and market a brand of softgels. A few months later, Patheon acquired Procaps’ 
main competitor, Banner Pharmcaps Europe B.V. (“Banner”). Procaps filed this lawsuit 

Patheon also asked for leave to bring a sanctions and fees motion at a later date, 
but  the  Court  need  not  provide  Patheon  with  advance  authority  to  file  motions.  If 
Patheon were to file a motion for sanctions, fees and other relief as a result of Procaps’ 
deficient  search  for  ESI  and  documents,  then  the  Court  will  of  course  consider  it,  just 
like any other motion. 
2

3 

alleging  that  when  Patheon  acquired  Banner,  it  made  the  Collaboration  Agreement 
illegal  under  state  and  federal  antitrust  and  competition  laws.  Since  the  filing  of  the 
lawsuit,  Procaps  and  Patheon  have  aggressively  litigated  this  case,  generating  myriad 
discovery disputes, which, in turn, led to numerous motions, hearings, and orders. 
To support its instant motion, Patheon submitted deposition transcript excerpts 
from  Procaps  executives  and  employees.  Those  excerpts  demonstrate  that  Procaps’ 
counsel  permitted  its  client  to  self‐collect  ESI  and  documents,  allowed  some  of  its 
client’s executives to use a single search term to collect emails, and failed to realize that 
its client never actually implemented the litigation hold mentioned in the attachment to 
the November 2012 engagement letter. 
For example, Alvaro Franco, Procaps’ Director of Business Development and the 
primary  liaison  with  Patheon  in  the  Collaboration  Agreement,  testified  that  he  was 
never  given  instructions  on  how  to  search  for  ESI  and  documents  and  decided  for 
himself  whether  something  was  relevant.  Perhaps  the  most  important  Procaps  fact 
witness in this case, Franco searched for emails containing only the term “Patheon,” a 
search protocol he generated himself without any assistance from counsel. He did not 
search  for  emails  using  other  search  terms  (such  as  “Banner,”  “Collaboration 
Agreement,”  “softgels,”  “soft  gels,”  etc.)  and  did  nothing  else  to  locate  and  collect 
responsive ESI and other documents.  

4 

Similarly,  many  of  Procaps’  executives,  including  its  CEO,  testified  that  they 
never  saw  Patheon’s  document  requests.  During  a  30(b)(6)  deposition,  Procaps’ 
designee  said he did  not know if Procaps  had  backup  tapes or  an automated deletion 
process and, if so, whether that process was suspended when litigation began. Another 
Procaps executive testified that his ESI and document collection focused only on emails 
to or from Patheon ‐‐ and did not include internal emails discussing Patheon or emails 
where he was copied but not directly addressed. 
Although  Procaps’  counsel  notes  that  a  document  retention  policy  was 
mentioned in an attachment to its engagement letter issued before the lawsuit was filed, 
several  critical  Procaps  employees  testified  that  they  never  received  any  instructions 
from  counsel  to  retain  relevant  evidence.  Procaps’  counsel  did  not  advise  the  Court 
about  whether  the  attachment  was  circulated  to  employees  or  whether  counsel  ever 
actually discussed the attachment among executives or employees. 
Patheon says it learned of these Procaps discovery practices only recently, during 
depositions of Procaps’ executives and employees. In addition to condemning Procaps’ 
ESI  and  document  collection  procedures,  Patheon  contends  that  the  inadequate 
procedure  has  already  caused  several  Procaps  employees  to  not  produce  numerous 
emails between them.   
Procaps’  counsel  stresses  that  there  is  no  evidence  that  any  ESI  or  other 
documents  have  been  deleted  or  purged  with  no  chance  of  being  recovered.    Even  if 
5 

true,  this  argument  does  not  address  the  indisputable  conclusion  that  the  ESI  and 
document  searches  were  inadequate  ‐‐  a  scenario  which  strongly  suggests  that  some 
(and perhaps even a significant amount of) responsive discovery from Procaps has not 
yet  been  located  and  mandates  a  comprehensive  forensic  search  of  Procaps’  ESI  and 
other sources of relevant documents.  
II.

THE COURT’S RULING REGARDING THE FORENSIC EXAMINATION  
In addition to the Court’s Preliminary Order on Patheon’s motion [ECF No. 324, 

(requiring the immediate implementation of a formal litigation hold by Procaps)], it is 
ORDERED and ADJUDGED as follows:  
1.

By  March  4,  2014,  Procaps  shall  engage  Kroll  Ontrack,  Inc.  (“Kroll”)  to 

conduct the forensic analysis detailed in this Order. Kroll shall be considered a neutral, 
third‐party  forensic  examiner  and  shall  not  be  deemed  an  agent,  representative,  or 
expert  of  either  Procaps  or  Patheon,  except  that  Procaps  shall  contract  directly  with 
Kroll  regarding  the  work  to  be  performed  pursuant  to  this  Order.  Kroll’s  work  in 
connection  with  this  Order  shall  not  be  deemed  the  work  product  of  either  party. 
However, Kroll shall execute an acknowledgement of the Court’s Stipulated Order for 
the Protection of Confidential and Highly Confidential Information. [ECF No. 86]. Kroll 
shall start its work on the forensic analysis detailed in this Order as soon as practicable.   
2.

The following persons shall be custodians whose paper and electronic files 

will  be  searched  pursuant  to  this  Order:  Alain  Cortesi,  Rosella  Del  Vecchio  Herrera, 
6 

Alvaro  Franco,  Ted  Green,  Ruben  Minski,  Diego  Monterroza,  Andres  Nitola,  Osiris 
Norton, Jorge Ochoa, Carlos Salazar, Camilo Suarez, Luis Guillermo Velasquez, Alberto 
Ballestas, Yisell Pineda, Daniel  Doria, Maurcio  Anaya, Javier Otero,  and  Diana Correa 
(each  a  “Custodian”  and,  collectively  “Custodians”).  As  set  forth  below,  additional 
custodians  may  be  identified  and,  once  they  are  so  identified,  each  shall  be  deemed  a 
“Custodian”  and  each  of  their  electronic  and  paper  files  will  be  searched  pursuant  to 
the terms of this Order.  
3.

By  March  7,  2014,  Procaps’  counsel  shall  interview  each  Custodian  and 

identify  and  disclose  to  Patheon  any  other  custodians,  potential  sources  of  hard  copy 
documents or ESI that are reasonably likely to contain relevant information, including 
shared ESI or hard copy documents (e.g., department files). 
4.

By  March  11,  2014,  the  parties  shall  agree  to  the  following:  (i)  a 

preliminary list of proposed search terms (“Search Terms”) that Kroll will use to search 
for relevant information; (ii) a reasonable procedure by which the Search Terms may be 
reasonably refined, if necessary; and (iii) a suitable format for production, including the 
specific metadata fields to be provided. If the parties are unable to agree to the Search 
Terms,  a  procedure  for  reasonably  refining  the  Search  Terms,  or  a  production  format, 
then the parties shall immediately raise this issue with the Court.  
5.

By March 12, 2014, Kroll shall interview Procaps’ head of IT to understand 

the  architecture  of  Procaps’  computer  systems  and  Procaps’  retention/backup 
7 

procedures, and, within three business days of conducting this interview, shall provide 
a report to both Patheon and Procaps about Kroll’s findings in this regard. Procaps shall 
make its head of IT available for Kroll to conduct its interview.  
6.

By March 14, 2014, Procaps shall make available to Kroll all of the sources 

of  Procaps’  ESI  and  documents  that  are  relevant  to  this  case  (“Sources”),  wherever 
located, including, but not limited to:  
a) all computers used by each Custodian identified in Paragraph 2;  
b) all  mailstores  for  each  Custodian  that  are  maintained  on  any  Procaps  e‐
mail server;  
c) all  electronic  storage  media  (e.g.,  thumb  drives,  CDs,  DVDs,  smart 
phones,  etc.)  used  by  each  Custodian  for  any  business  purpose.  But  for  each 
Custodian’s smart phone or PDA device (e.g., I‐Pad), the Custodian must have used the 
smart  phone  or  PDA  device  for  business  purposes  and  Kroll  must  determine  (after 
interviewing  Procaps’  head  of  IT)  that  any  ESI  or  documents  available  on  the  smart 
phone or PDA device are not also fully retrievable from a common server;  
d) any  file  servers/databases  that  are  reasonably  likely  to  contain  relevant 
information; and 
e) all hard copy documents in the possession, custody, or control of Procaps 
(including but not limited to those hard copy documents in the possession, custody, or 
control of each Custodian) that are reasonably likely to contain relevant information.  
8 

Notwithstanding  the  foregoing,  “Sources,”  shall  not  include  the  following 
databases: Salesforce.com; SAP; or Visual Enterprise. 
Within three business days after completing its collection of these Sources, Kroll 
shall provide a report to both Patheon and Procaps that identifies all of the Sources that 
Kroll collected.  
7.

By  March  24,  2014,  Kroll  shall  make  a  forensic  image  of  each  electronic 

source  identified  in  Paragraph  6  of  this  Order.  Kroll  also  shall  scan  all  hard  copy 
documents identified in Paragraph 6 of this Order. 
8.

For each source of ESI identified in Paragraph 6 of this Order, Kroll shall 

attempt  to  recover  any  user‐created  files  that  were  deleted  after  October  22,  20123 
(“Deleted Files”). By April 3, 2014, Kroll shall provide a written report to both Patheon 
and  Procaps  that  identifies  the  file  names  of  any  of  the  Deleted  Files  that  it  could  not 
recover in full, the date the Deleted Files were deleted, and from what electronic media 
the  Deleted  Files  were  deleted.  By  April  9,  2014,  the  parties  shall  file  a  succinct  joint 
notice summarizing Kroll’s findings regarding the Deleted Files. As used in this Order, 
the  term  “user‐created  files”  means  any  file  created  by  a  human  being  and  does  not 

The Court’s selection of the October 22, 2012 date relates solely to Kroll’s forensic 
examination. It is not a ruling or determination of the date when Procaps or its counsel 
reasonably  anticipated  litigation  for  purposes  of  implementing  a  litigation  hold  and 
preserving  evidence,  nor  is  it  a  ruling  on  the  date  when  Procaps’  work  product  claim 
begins. 
3

9 

include any file created by a machine or a file necessary for the normal operation of a 
computer system. 
9.

By  April  7,  2014,  Kroll  shall  begin  to  run  the  Search  Terms  on  all  of  the 

Deleted  Files  that  it  was  able  to  recover  and  all  of  the  Sources  that  Kroll  collected 
pursuant to Paragraph 6 of this Order. By April 11, 2014, Kroll shall report to the parties 
how many document hits resulted from each of the Search Terms. Within two business 
days  of  receiving  Kroll’s  report  regarding  the  number  of  document  hits  that  resulted 
from  each  of  the  Search  Terms,  the  parties  shall,  if  necessary,  employ  the  procedure 
established pursuant to Paragraph 4 to reasonably refine the Search Terms. Kroll shall 
then re‐run any modified Search Terms on the Deleted Files and the Sources. 
10.

Promptly after Kroll has completed the search set forth in Paragraph 9 and 

located  the  ESI  and  documents  that  contain  the  Search  Terms  (“Uncovered 
Documents”),  Kroll  shall,  if  possible,  provide  for  the  de‐duplication  of  exact  copies  of 
the  Uncovered  Documents.  As  used  in  this  Order,  the  phrase  “exact  copies”  refers  to 
documents that have identical MD5 or SHA1 hash values. By April 11, 2014, Kroll shall 
then  provide  the  Uncovered  Documents  to  Procaps’  counsel  for  further  review.  Kroll 
shall not provide the Uncovered Documents to Patheon without Procaps’ prior written 
authorization after Procaps has reviewed the Uncovered Documents.  
11.

Procaps  shall  use  the  following  procedure  for  reviewing  and  producing 

the Uncovered Documents. Procaps may withhold from Patheon any documents that it 
10 

considers privileged or work product, in which case Procaps shall create a privilege and 
redaction log (“Privilege Log”) that complies with the requirements of Federal Rule of 
Civil Procedure 26. If Procaps contends that just a portion of a document is privileged, 
then  it  shall  redact  only  that  portion  and  produce  the  non‐privileged  portion  of  the 
document  to  Patheon.  Any  redactions  shall  be  clearly  indicated  on  the  face  of  the 
document  and  each  page  of  the  document  from  which  information  is  redacted  shall 
bear  a  designation  that  it  has  been  redacted.  All  redactions  must  be  logged  on  the 
Privilege  Log.  Procaps  may  also  apply  appropriate  confidentiality  designations  to  the 
Uncovered  Documents  pursuant  to  the  Stipulated  Order  for  the  Protection  of 
Confidential and Highly Confidential Information. [ECF No. 86]. 
12.

By  April  18,  2014,  Procaps  shall  produce  to  Patheon:  (a)  all  of  the  non‐

privileged  Uncovered  Documents,  if  any,  including  any  redacted  documents;  and  (b) 
the Privilege Log identified in Paragraph 11. If the volume of Uncovered Documents is 
so  large  as  to  require  additional  time  for  Procaps  to  generate  the  production,  prepare 
the  necessary  redactions,  and  generate  the  Privilege  Log,  Procaps  may  file  a  motion 
with  the  Court  seeking  an  appropriate  extension  of  the  deadline  in  this  Paragraph. 
However, the Court strongly prefers that the April 28, 2014 date the parties selected for 
mediation not be moved because the Uncovered Documents have not been produced or 
sufficiently  reviewed  before  the  mediation.  Therefore,  any  motion  to  extend  this 
deadline must be based on compelling reasons bordering on a genuine emergency. As 
11 

outlined in paragraph 14, Procaps and Kroll need to take steps necessary to make sure 
that  the  deadlines  are  met,  including,  but  not  limited  to,  increasing  the  number  of 
persons  assigned  to  the  project  and/or  increasing  the  hours  or  workload  of  those 
participating in the forensic analysis, collection, retrieval, review, and production. 
13.

Procaps shall pay all of Kroll’s fees, costs, and expenses that Kroll incurs 

in connection with performing its work under this Order. As set out at the hearing, the 
prevailing  party  in  this  litigation  may  seek  to  recover  its  e‐discovery  costs.  The  Court 
will  address  the  issue  of  whether  the  prevailing  party  is  entitled  to  recover  its  e‐
discovery costs at that time. The Court is not now ruling on whether e‐discovery costs 
(in  general)  or  the  costs  of  the  Kroll  forensic  analysis  (in  particular)  will  in  fact  be 
awarded as costs to the prevailing party. 
14.

 Kroll and Procaps must staff this project sufficiently to meet the deadlines 

established in the Order. If they need to increase the number of persons assigned to the 
project or the number of hours worked in order to complete it on time, then they shall 
make  those  necessary  arrangements.  The  Court  understands  that  these  arrangements 
may increase the cost of the project, but that consequence is the result of an inadequate 
collection process and is not something which Patheon should be penalized for here.  
15.

If Patheon wants to follow through with its stated intent to seek additional 

fees  or  other  sanctions  as  a  result  of  the  last‐minute  discovery  of  Procaps’  deficient 

12 

ESI/document collection after reviewing the Uncovered Documents, then it must file a 
motion and memorandum by April 27, 2014. 
III.

ATTORNEY’S FEES 
Patheon  has  filed  an  affidavit  and  supporting  documentation  [ECF  No.  339]  to 

support its request for fees as the party prevailing in this discovery dispute. The Court  
has  reviewed  the  submission  and  is  awarding  $24,115,  which  must  be  paid  by  March 
10,  2014.  This  amount  includes  the  2.2  hours  of  Attorney  Cahill’s  time  (which  was  not 
tallied  in  Patheon’s  submission)  and  a  reduction  for  the  database  issue  on  which 
Patheon  did  not  prevail.  Because  Patheon’s  submission  is  based  on  the  significantly 
discounted hourly rates which the Court established in an earlier Order [ECF No. 223, 
p. 31], there does not need to be further reductions to reflect local rates, as opposed to 
the significantly higher rates used by Patheon’s out‐of‐town firm.4 
Procaps  itself  shall  be  responsible  for  paying  50%  of  the  Rule  37  fees‐shifting 
award and its counsel (i.e., the Carlton Fields law firm) shall be responsible for paying 
the remaining 50%.  The Court does not want to generate a mini‐trial to further break 
down fees responsibility and therefore will not require the Carlton Fields firm to advise 
the  Court  of  which  attorneys  were  primarily  responsible  for  the  ESI  and  document 
searches, the failure to realize that Procaps never implemented a litigation hold, and the 
4

By way of example, Patheon attorney Joshua Siegel incurred the most amount of 
time  in  connection  with  this  motion  (i.e.,  52.8  hours).  His  standard  hourly  rate, 
according to the time records submitted, is $710, but this fees award uses a $260 hourly 
rate. 
13 

inadequate,  insufficiently  supervised  methodology  Procaps  used  to  locate  and  collect 
ESI  and  other  documents.  However,  Carlton  Fields  is  urged  (though  not  required)  to 
explore  which  attorneys  caused,  or  helped  cause,  this  discovery  failure  and  to 
determine whether those attorneys (rather than the firm itself) should pay all or some of 
the $12,057.50 fees award. 
If  either  party  wishes  to  object  to  either  the  ruling  on  entitlement  to  fees  or  the 
amount of fees, then it may file a motion within five days of entry of this Order. If one 
or more motions were to be filed, then the Court will schedule the objections raised in 
the  motions  for  an  evidentiary  hearing  and  the  two  law  firms  will  be  required  to 
produce  their  billing  records  for  the  time  incurred  in  connection  with  the  motion  to 
compel.  The  time  incurred  in  connection  with  the  hearing  will,  of  course,  also  be 
compensable in the fees award. 

14 

If no motions raising objections to the fees award are filed, then the fees must be 
paid by the March 10, 2014 deadline. In addition, an affidavit confirming the payments 
and explaining who is paying the Carlton Fields portion of the award (i.e., the firm itself 
or the lawyers responsible for the discovery mess, and, if so, which attorneys) must be 
submitted  to  the  Court’s  e‐file  inbox  within  three  days  of  payment.  If  any  individual 
attorney  (or  attorneys)  will  be  making  some  or  all  of  the  payment,  then  the  Court 
underscores the point flagged in the last fees award: this is a fee‐shifting award, not a 
disciplinary sanction. [See ECF No. 223, p. 39, n. 10]. 
DONE AND ORDERED in Chambers, in Miami, Florida, February 28, 2014. 

Copies furnished to: 
All Counsel of Record 

15