Procaps S.A. v. Patheon Inc. et al

Filing 404

ORDER granting #354 Patheon's Motion to Compel Search Terms. Signed by Magistrate Judge Jonathan Goodman on 3/18/2014. (oim)

UNITED STATES DISTRICT COURT 
SOUTHERN DISTRICT OF FLORIDA 
MIAMI DIVISION 

CASE NO. 12‐24356‐CIV‐GOODMAN 

[CONSENT CASE] 
PROCAPS S.A.,  

Plaintiff, 

v. 

PATHEON INC., 

Defendant. 
__________________________/   
ORDER ON PATHEON’S MOTION FOR ADEQUATE SEARCH TERMS 

In 1963‐1969 and again in 1975, NBC, and then CBS, broadcast a television game 

show  called  “You  Don’t  Say,”  which  used  the  tagline,  “[i]t’s  not  what  you  say  that 
counts,  it’s  what  you  DON’T  say.”1  More  than  a  decade  later,  Pink  Floyd  stressed  a 
similar message in “Sorrow,” a song containing the lyric, “[a]nd silence that speaks so 
much louder than words.”2  

In  the  discovery  dispute  underlying  Defendant  Patheon  Inc.’s  (“Patheon”) 

motion to compel Plaintiff Procaps S.A. (“Procaps”) to propose adequate search terms, 
Procaps’  counsel  followed  this  practice  of  silence  by  failing  to  respond  to  specific 
questions  about  Procaps’  efforts  to  obtain  search  terms  for  a  forensic  analysis  of  its 
electronic  media.  This,  in  turn,  caused  Patheon  to  file  the  instant  motion  based  on 
1

http://www.imdb.com/title/tt0057802 (last visited March 14, 2014). 

Sorrow, on A MOMENTARY LAPSE OF REASON (Columbia 1987). 

2

Procaps’ counsel’s alleged failure to obtain search term input from its client. [ECF Nos. 
354; 355]. Although Procaps’ counsel later advised that it had obtained search term input 
from  its client, that information  was not  disclosed until after Patheon filed  its motion. 
Likewise,  Procaps’  Court‐ordered  affidavit  [ECF  No.  391‐1]  outlines  in  considerable 
detail  the  very  information  which  Patheon  was  seeking,  but  it  was  submitted  after 
Patheon’s  motion  was  filed  and  after  the  Court  required  an  affirmative  response  with 
specific  information  about  the  input  for  search  terms.  Accordingly,  the  Court  grants 
Patheon’s  motion  and  also  awards  Patheon  $3,750  in  fees,  as  the  party  prevailing  in  a 
discovery dispute. 
I.

BACKGROUND 
A. The Meet and Confers Leading to Patheon’s Motion 

The Court granted Patheon’s motion for a forensic analysis of Procaps’ electronic 

media  because,  among  other  reasons,  Procaps  never  implemented  a  formal  litigation 
hold,  and  because  it  permitted  its  personnel  to  self‐search  for  electronically  stored 
information  (“ESI”)  without  ever  seeing  Patheon’s  discovery  requests  or  without 
receiving a list of search terms from its counsel. [ECF No. 341]. The Court also required 
Procaps  to  implement  a  formal  litigation  hold  and  ordered  the  parties  to  agree  to  a 
preliminary list of proposed search terms. [ECF Nos. 324; 341].  

Procaps  is  headquartered  in  Colombia  and  its  employees  speak  Spanish, 

although  some  employees  also  speak  and  write  English.  Procaps,  however,  generated 
2

an initial list of only eight proposed search terms, all in English. [ECF No. 355‐1]. In that 
same  February  24,  2014  email  (containing  the  proposed  search  terms),  a  Procaps 
attorney  advised  Patheon’s  counsel  that  “we  can  confer  with  our  clients  as  to 
appropriate  Spanish  translation”  of  English‐language  terms  on  which  the  attorneys 
agreed. [Id. at p. 3].  

Patheon’s counsel responded and noted that Procaps’ eight search term proposal 

was  “patently  unreasonable”  and  stressed  that  “perhaps  most  troubling  is  that  it 
doesn’t  appear  these  terms  were  discussed  with  Procaps’  employees  in  order  to 
determine  what  words  and  phrases  they  use.”  In  that  regard,  Patheon’s  counsel 
emphasized that the absence of Spanish‐language terms was problematic and criticized 
Procaps’  proposal  to  translate  the  search  terms  after  the  parties  agreed  on  English‐
language search terms. [ECF No. 355‐1, p. 2]. This email ended with the following point: 
“[W]e remind and expect that you will confer with your client’s employees to determine 
what  words  (in  English  and  Spanish)  they  used  when  discussing  the  facts  at  issue  in 
this case.” [Id. at p. 3].  
On March 4, 2014, a Patheon attorney sent an email to Procaps’ lead trial counsel, 
stating  that  “this  confirms  that,  during  our  call  earlier  today,  Procaps  does  not  agree 
that  it  has  an  obligation  to  come  up  with  search  terms  with  input  from  Procaps’ 
custodians  about  the  words  and  abbreviations  they  use,  and  that  Procaps  will  not 
suggest any search terms other than the eight search terms it proposed on February 24.” 
3

[ECF  No.  355‐2,  pp.  3‐4  (emphasis  supplied)].  In  a  one‐line  email  response,  Procaps’ 
lead trial attorney said only that “I do not believe your characterization of our position 
is accurate.” [ECF No. 355‐2, p. 3]. As is evident from the terse nature of the response, 
the email did not explain which part of the two‐point email was supposedly inaccurate 
(or  if  both  points  were  inaccurate).  Confronted  with  this  response,  Patheon’s  counsel 
asked for clarification (i.e., “please explain what part is inaccurate”). [ECF No. 355‐2, p. 
3]. No clarification was forthcoming.  
The  next  morning,  Patheon’s  attorney  sent  another  email,  reminding  Procaps’ 
lead counsel that he had not responded to the email. [Id.]. He also flagged the specific 
questions again: “[d]oes Procaps agree that it has an obligation to come up with search 
terms  with  input  from  Procaps’  custodians  about  the  words  and  abbreviations  they 
use?”; and “[w]ill Procaps suggest any search terms other than the eight search terms it 
proposed on February 24?” [Id.]. Four minutes later, Patheon’s counsel sent a follow‐up 
email advising that Patheon would file a motion with the Court if Procaps’ counsel did 
not agree with the two lingering issues. 
Less than an hour later, Patheon’s counsel sent yet another email to Procaps’ lead 
trial  attorney  to  say  that  “this  confirms  that  we  just  had  a  telephone  call  and  you 
refused to tell me why you think my email was inaccurate and refused to answer these 
questions.”  [ECF  No.  355‐2,  p.  2].  Procaps’  lead  attorney  responded  with  a  one‐
paragraph  email  (on  March  5,  2014)  that  said,  in  pertinent  part:  (1)  “we  informed 
4

Patheon that if the parties were able to reach agreement on the English‐language terms, 
we  would  confer  with  Procaps  as  to  the  appropriate  Spanish  translations  of  those 
terms,  if  any”;  (2)  “[w]e  reiterate  that  we  will  confer  with  our  client  as  to  appropriate 
Spanish  translations,  if  any,  of  the  preliminary  search  terms  to  which  Patheon  and 
Procaps  have  agreed  to  date  based  on  telephone  conversations  yesterday  and  again 
today”;  and  (3)  “to  the  extent  Patheon  is  now  attempting  to  impose  any  greater 
obligation  on  Procaps  than  is  specified  in  the  Court’s  Order,  we  disagree.”  [Id.  at  p.  2 
(emphasis added)]. 
Patheon  filed  its  motion  to  compel  the  next  day.  It  raised  several  issues 
concerning  the  Court’s  requirements  for  producing  a  search  term  list  for  the  required 
forensic analysis, including the allegation that “Procaps is improperly relying solely on 
outside counsel to generate search terms.” Patheon argued that this was evidenced “by 
several factors, such as the absence of Spanish terms” and “obvious terms such as the 
names  of  Patheon  employees  or  Procaps  customers  with  whom  Procaps 
communicated.”  [ECF  No.  355,  p.  3  n.  3].  On  this  point,  Patheon  argued  that  the  law 
“expressly  prohibits  Carlton  Fields  from  creating  search  terms  without  input  from 
Procaps’ ESI custodians.” [Id. at pp. 3‐4].  

In its opposition response memorandum, Procaps argued that Patheon had “no 

basis  to  make  such  accusations  and  they  are  inaccurate.”  [ECF  No.  370,  p.  4].  The 
accusations  referenced  in  the  memorandum  are  that  Procaps’  counsel  failed  to  obtain 
5

input from its client’s ESI custodians on the search terms and stuck to its position that 
its only obligation was to confer with its client about appropriate Spanish translations of 
the proposed terms after an agreement was reached.  
B. The Hearing 

The  Court  held  a  multi‐hour  hearing  on  the  motion  (and  other  motions  and 

disputes) on March 11, 2014. [ECF Nos. 380; 387]. At the hearing and in response to one 
of the Court’s questions, Procaps’ lead counsel agreed that the law requires him and his 
law  firm  to  receive  input  from  his  client’s  ESI  custodians  in  order  to  determine 
appropriate search words. [ECF No. 387, p. 78]. He also advised that Procaps’ outside 
counsel  did in  fact  obtain that input from  the client’s records custodians.  [Id.].  He  did 
not pinpoint when the input was provided and did not expressly disclose whether it was 
before  or  after  Patheon’s  motion  was  filed.  But  he  did  say  that  he  (or  his  fellow 
attorneys)  did  obtain  input  from  Procaps’  ESI  custodians  in  order  to  generate  the 
February  24,  2014  eight‐term  search  list.  [ECF  No.  387,  p.  78].  The  Court  noted  at  the 
hearing  that  Procaps’  counsel’s  position  ‐‐  that  it  had  obtained  input  from  the  ESI 
custodians and that it never advised that it would contact its client only for translations 
of agreed upon terms ‐‐ seemed inconsistent with their pre‐motion emails. 

Procaps’ counsel did not (and could not) challenge what he said (or did not say) 

in his emails. But he attempted to explain his communications (or non‐communications) 
by  arguing that Patheon  has a  history of  sending emails  which he believes incorrectly 
6

summarize  telephone  conversations.  He  further  noted  that  he  initially  did  not  know 
whether  his  legal  team  members  consulted  with  Procaps  about  search  terms  but  soon 
starting receiving Patheon’s emails asking him those questions and then he received the 
email  purporting  to  “confirm”  the  conversation.  [ECF  No.  387,  pp.  84‐85].  Procaps’ 
counsel  argued  that  Patheon  was  seeking  to  engage  in  an  “e‐mail  war,”  that  email  is 
being used “as a tool to gain an advantage” and that the Patheon‐sent emails were an 
“ambush  attempt”  and  that  he  was  not  going  to  “get  trapped  into  this  kind  of  tactic” 
and was not going to “engage in that war.” [Id. at pp. 88‐89]. 

Procaps’ counsel then explained that he and his law firm colleagues have been in 

constant  communication  with  the  ESI  custodians  and  the  client’s  information 
technology  personnel.  He  further  noted  that  two  attorneys  had  been  in  Colombia 
during the previous 10 days to verify the search terms and that they worked weekends 
to consult with their client on search terms. [ECF No. 387, p. 85]. 
C. Post‐Hearing Developments 

Pursuant to the Court’s order [ECF No. 384], Procaps filed a declaration from its 

lead trial counsel [ECF No. 391‐1], outlining in significant detail the steps its attorneys 
took  to  obtain  input  from  ESI  custodians  about  proposed  search  terms.  The  affidavit 
explains  that  Procaps’  attorneys  spoke  to  24  custodians  about  search  terms  (and  also 
spoke with two former custodians about the location within Procaps of documents and 
ESI  that  are  reasonably  likely  to  contain  relevant  information).  According  to  the 
7

affidavit,  Procaps’  attorneys  spoke  with  most  of  the  ESI  custodians  on  March  6  or  7, 
2014  about  proposed  search  terms  and  also  spoke  with  other  custodians  on  March  13 
and 14, 2014.3  
In  other  words,  none  of  the  input  from  Procaps’  ESI  custodians  was  obtained 
before the day Patheon filed its motion to compel (i.e., on March 6, 2013). From another 
perspective,  as  of  March  5,  2014,  when  Procaps’  lead  counsel  sent  his  email  advising 
that translations would be obtained but remaining silent on the issue of obtaining actual 
search  terms,  Procaps’  counsel  had  not  yet  obtained  the  search  term  input  it  later 
detailed in the post‐hearing affidavit. 

The affidavit does not explain why lead counsel advised the Court in the March 

11,  2014  telephone  hearing  that  Procaps’  counsel  obtained  search  word  input  from  its 
client before it submitted the February 24, 2014 list, yet explained in a later affidavit that 
counsel first discussed search term suggestions with its client on March 6, 2014. Patheon 
has filed a motion [ECF No. 398] for leave to file a sur‐reply on this issue and Procaps’ 
response  is  not  yet  due.  [ECF  No.  403].  The  instant  Order  does  not  depend  on  the 
resolution of Patheon’s motion.  

The  affidavit  notes  that  two  custodians  proposed  actual  search  terms  and  that 
five  expressed  concerns  that  the  initial  search  terms  under  discussion  were  too  broad 
and  would  result  in  “false  and  irrelevant  hits,”  and  two  custodians  tried  to  provide 
limiting connectors to focus the hits to what Procaps deems to be relevant documents. 
The affidavit also listed the Spanish language translations for English search terms and 
provided far more than the initial eight search terms initially proposed by Procaps.  
3

8

II.

DISCUSSION 

As  noted,  Procaps  now  agrees  with  the  basic  rule  that  outside  counsel  “must 

carefully craft the appropriate keywords, with input from the ESI’s custodians as to the 
words  and  abbreviations  they  use.”  William  A.  Gross  Constr.  Assocs.,  Inc.  v.  Am.  Mfrs. 
Mut. Ins. Co., 256 F.R.D. 134, 135‐36 (S.D.N.Y. 2009); see also Moore v. Publicis Groupe SA, 
287 F.R.D. 182, 193 (S.D.N.Y. 2012), adopted sub nom., Moore v. Publicis Groupe SA, No. 11 
CIV. 1279 ALC AJP, 2012 WL 1446534 (S.D.N.Y. Apr. 26, 2012) (noting that “counsel for 
the  producing  party  often  is  not  sufficiently  knowledgeable  about  their  own  client’s 
custodians and business terminology.”). It is unclear whether Procaps agreed with this 
rule before Patheon filed its motion to compel. Indeed, the email exchanges suggest that 
Procaps  did  not  accept  this  principle  before  the  motion  was  filed.  It  never  in  the  pre‐
motion  emails  acknowledged  the  rule  despite  repeated  requests,  and  it  affirmatively 
objected  to  requirements  it  did  not  believe  were  encompassed  by  the  Order  on  the 
forensic analysis ‐‐ a somewhat nebulous reference which in context seems to relate to 
the Patheon‐expressed notion that litigation counsel searching for ESI must obtain input 
from the client’s employees.  

There  are  two  problems  with  Procaps’  concession  that  it  must  obtain  employee 

input on search terms: (1) it was made only after Patheon filed its motion to compel; and 
(2)  its  pre‐motion  conduct,  in  the  email  exchanges  and  telephone  conversations, 
communicated a different position ‐‐ that its counsel was not going to obtain input from 
9

the client’s ESI custodians, that the attorneys would later receive input only about mere 
translations.  By  refusing  to  say  whether  Procaps  agreed  with  Patheon’s  view  on  the 
steps  which  Procaps’  counsel  needed  to  take  in  order  to  adequately  obtain  sufficient 
search terms, Procaps’ counsel, in effect, sent the message that he disagreed.  
Moreover,  when  he  finally  sent  a  substantive  email  response  on  March  5,  2014, 
Procaps’ lead counsel said more with his silence than with his actual response. Patheon 
asked  him  to  confirm  his  position  on  certain  points.  By  affirmatively  mentioning 
agreement  only  on  the  translation  issue  and  by  noting  an  objection  to  certain 
unspecified points, Procaps’ lead trial counsel responded in a way which would cause 
Patheon to reasonably conclude that Procaps’ counsel had not obtained (and would not 
obtain)  input  from  its  client  on  search  terms.  Phrased  differently,  the  silence  (on  the 
input‐from‐client‐on‐search‐terms  issue)  was  more  significant  than  the  few  comments 
made about obtaining only translations. 

Given  Procaps’  post‐hearing,  unequivocal  representation  that  its  counsel  did 

obtain substantive input from the ESI custodians, it seems as though most of Patheon’s 
motion  ‐‐  requiring  Procaps’  counsel  to  obtain  that  search  term  input  ‐‐  is  now  moot. 
Nevertheless, to the extent that there is any doubt about whether this Court is imposing 
the requirement and to generate a ruling on which a fees award can be based, the Court 
grants  Patheon’s  motion  and  requires  Procaps  to  have  its  counsel  obtain  search  word 
input  from  all  the  ESI  custodians.  The  Court  may  enter  further  orders  on  the  search 
10

term methodology and/or the specifics of the search term list after receiving additional 
information from Procaps about the search term protocol. 
III.

ATTORNEY’S FEES 
a. Patheon’s Entitlement to an Award of Fees 

As  the  party  prevailing  on  this  discovery  motion,  Patheon  is  entitled  to 

attorney’s fees. Indeed, the law requires a fees award unless an exception applies. The 
Court finds that none of the exceptions in Rule 37(a)(5)(A) apply.  

Procaps lead counsel’s refusal to answer simple and direct questions, his silence 

on  the  specific  issue  when  providing  information  on  another  related  issue,  and  his 
vague  objection  to  Patheon’s  purported  efforts  to  demand  additional  obligations  all 
generated  the  (apparently  incorrect)  impression  that  Procaps’  counsel  had  not,  and 
would not, obtain substantive input from his client on suggested search terms. Procaps’ 
communications  were  unhelpful  and  cryptic.  They  caused  Patheon  to  file  a  motion  to 
compel.  
The  “Sounds  of  Silence”  may  be  a  catchy  title  for  a  Simon  and  Garfunkel  song 

and  album,4  but  it  is  a  problematic,  risky,  and  usually  unworkable  approach  when 
engaging  in  a  conference  designed  to  eliminate  the  need  for  a  discovery  motion.  Had 
Procaps’  counsel  simply  said,  “we  will  ask  our  client’s  employees  about  their  search 
term suggestions in the next day or two” or a similarly simple and direct message, then 

4

SOUNDS OF SILENCE (Columbia 1966).
11

Patheon  would  not  have  reached  the  conclusion  (logical  as  it  was  under  the 
circumstances)  that  Procaps’  counsel  had  not  taken  those  steps  and  would  not  take 
those steps.5  
The  mere  fact  that  Procaps’  counsel  now  says  that  they  ultimately  arranged  for 
their  client’s  ESI  custodians  to  provide  search  word  input  does  not  immunize  them 
from a fees award. As the Court has previously explained in this case, Rule 37(a)(5)(A) 
mandates a fees award, in the absence of an available exception, when the “disclosure 
or  requested  discovery  is  provided  after  the  motion  was  filed.”  Rule  37(a)(5)(A) 
(emphasis added); see also [ECF No. 223, pp. 9‐10].  
   B. The Amount of the Fees Award 

Patheon  says  it  is  seeking  only  $5,000  in  fees  and  advises  that  this  amount  is 

significantly less than it has actually incurred ‐‐ but that it is willing to accept this lower 
amount  in  order  to  eliminate  additional  litigation  over  the  amount  of  fees.  [ECF  No. 
355,  p.  2,  n.  2].  The  Court  has  reviewed  Patheon’s  request  and  is  familiar  with  the 
amount  of  time  spent  on  the  issue  at  the  hearing.  Using  the  discounted  hourly  rates 
previously  established  [ECF  No.  223],  the  Court  finds  that  a  $3,750  fees  award  is 
appropriate. 

This assumes that Procaps understood the legal requirement to obtain employee 
input  on  ESI  search  terms  and  intended  to  obtain  employee  input  when  it  failed  to 
answer questions about its position in the pre‐motion email exchanges. This may not be 
a correct assumption, however. Procaps has never advised the Court that it agreed with 
the  rule  before  Patheon  filed  its  motion  to  compel  and  its  representations  on  when  it 
actually first obtained employee input are inconsistent.  
5

12

This fees award must be paid by March 23, 2014.  
Because  his  non‐responsive  and/or  vague  email  responses  triggered  this 
discovery  dispute,  Procaps’  lead  attorney  shall  personally  be  responsible  for  paying     
$1,000  of  the  fees  award,  and  his  law  firm  (the  Carlton  Fields  law  firm)  shall  be 
responsible  for  paying  the  remaining  $2,750.  The  Court  does  not  want  to  generate  a 
mini‐trial  to  further  break  down  fees  responsibility  and  therefore  will  not  require  the 
Carlton  Fields  firm  to  advise  whether  other  attorneys  are  responsible  in  part  for  the 
circumstances  generating Patheon’s need to file  a  motion to  compel. Nevertheless,  the 
Court  notes  that  other  Carlton  Fields  attorneys  were  copied  on  the  emails  and 
sometimes  generated  their  own  emails  on  the  forensic  search  term  issues,  which 
suggests that they too might bear some financial responsibility for the fees award. For 
example,  one  Carlton  Fields  attorney  described  on  the  firm’s  website  as  having 
“substantial  experience  managing  complex  e‐discovery  issues  and  large‐scale 
identification,  collection,  review,  and  production”  of  ESI  was  directly  involved  in  the 
pre‐motion  exchange  of  emails,  both  as  an  originator  and  as  an  attorney  copied  on 
emails. Carlton Fields is urged (though not required) to explore which other attorneys 
(besides  lead  trial  counsel)  caused,  or  helped  cause,  this  discovery  motion  and  to 
determine whether those other attorneys (rather than the firm itself) should pay all or 
some of the $2,750 fees award now allocated for law firm responsibility (or some of the 
$1,000 awarded against lead trial counsel). 
13

If  either  party  wishes to  object  to  either  the  ruling  on  entitlement  to  fees  or  the 
amount of fees, then it may file a motion within five days of entry of this Order. If one 
or more motions were to be filed, then the Court will schedule the objections raised in 
the  motions  for  an  evidentiary  hearing  and  the  two  law  firms  will  be  required  to 
produce  their  billing  records  for  the  time  incurred  in  connection  with  the  motion  to 
compel.  The  time  incurred  in  connection  with  the  hearing  will,  of  course,  also  be 
compensable in the fees award. 
If no motions raising objections to the fees award are filed, then the fees must be 
paid by the March 23, 2014 deadline. In addition, an affidavit confirming the payments 
and explaining who is paying the Carlton Fields portion of the award (i.e., the firm itself 
or other lawyers responsible for the motion to compel, and, if so, which attorneys) must 
be submitted to the Court’s e‐file inbox within three days of payment. Because at least 
one attorney ‐‐ lead trial counsel ‐‐ will be paying some of the fees award (and because 
others  may  also  be  paying  a  portion),  the  Court  underscores  the  point  flagged  in  the 
prior fees awards: this is a fee‐shifting award, not a sanction. [See ECF No. 223, p. 39 n. 
10]. 
DONE AND ORDERED in Chambers, in Miami, Florida, March 18, 2014. 

Copies furnished to: 
All Counsel of Record 
14