Incardone et al v. Royal Caribbean Cruises, Ltd.

Filing 50

ORDER concerning Court's Ability to Require Plaintiffs to Sign HIPAA Medical Authorization Forms. Signed by Magistrate Judge Jonathan Goodman on 1/18/2017. (jf00)

UNITED STATES DISTRICT COURT 
SOUTHERN DISTRICT OF FLORIDA 
MIAMI DIVISION 

ANITRA SHERLOCK, 

Plaintiff, 

v. 

CASE NO: 15‐CIV‐24593 LENARD/GOODMAN 
FONTAINEBLEAU, 

Defendant. 
__________________________/ 

DONNA INCARDONE, et al., 

Plaintiffs, 

v. 

CASE NO: 16‐CIV‐20924‐MARTINEZ/GOODMAN 

ROYAL CARIBBEAN CRUISES, LTD., 

Defendant. 
____________________________________/ 

ORDER CONCERNING COURT’S ABILITY TO REQUIRE 
PLAINTIFFS TO SIGN HIPAA MEDICAL AUTHORIZATION FORMS 

The  parties  in  both  cases  designated  above  are  simultaneously  involved  in  an 
identical  discovery  issue:  whether  the  Court  can  require  Plaintiffs  to  sign  a  HIPAA1 
medical  authorization  form  for  the  release  of  medical  records  from  third  party 

1  
HIPAA refers to the Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996. 

healthcare providers because they have placed the physical and/or mental conditions at 
issue. In fact, the discovery hearings in these two otherwise unrelated cases fortuitously 
occurred on the very same afternoon. All parties in both cases filed supplemental legal 
memoranda  analyzing  the  same  issue.  Rather  than  write  two  separate  opinions 
discussing the same legal issues, the Undersigned decided it would be more efficient to 
simply issue one order applicable to both cases. 
As  all  parties  recognize,  there  is  no  binding  legal  authority.  Neither  the  United 
States Supreme Court nor the Eleventh Circuit Court of Appeals has decided the issue. 
This  results  in  a  scenario  where  the  parties  are  relying  on  non‐binding  cases  (from 
district  courts  both  within  and  out  of  this  Circuit  and  from  different  circuit  courts  as 
well).  Some  courts  say  that  federal  trial  courts  lack  authority  to  require  a  plaintiff  to 
sign a HIPAA authorization even when the plaintiff’s physical or mental condition is at 
issue; some say that Federal Rules of Civil Procedure 34 and 37 collectively generate the 
requisite  authority;  some  hold  that  courts  are  appropriately  authorized  without 
analyzing  the  specific reasons  underlying  the  order  compelling  compliance;  and  some 
hold  that  trial  courts  are  empowered  to  issue  a  HIPAA  order  pursuant  to  45  C.F.R. 
164.512(e)(1)  ‐‐  which  is  distinct  from  an  order  requiring  a  plaintiff  to  sign  a  broad 
HIPAA authorization. 
The plaintiffs and the defendants, in both cases, have both offered sound policy 
reasons to support their positions. Given the lack of precedent and the competing policy 
2 

rationales, the Undersigned is adopting a practical result. As outlined below, this result 
avoids the need to conclusively decide whether a federal trial court can force a plaintiff 
to waive the plaintiff’s HIPAA‐based right to medical records privacy by compelling a 
signed  HIPAA  authorization.  However,  the  ruling  here  also  simultaneously  provides 
protection to defendants (who will be able to obtain relevant medical records and who 
will not be sandbagged at trial or other stages of the litigation with alleged medical or 
emotional/mental  damages  which  cannot  be  adequately  probed  through  a  medical 
records assessment).  
By way of summary, the parties will jointly submit a proposed order which the 
Undersigned  will  execute  pursuant  to  the  federal  HIPAA  regulation.  The  order  will 
encompass the relevant medical records at issue in the specific lawsuit but will not be a 
broad  and  sweeping  authorization  for  all  medical  records  dating  back  to  an 
unreasonably old date for each plaintiff’s medical history. The defendants, in each case, 
will be able to attach this court order to subpoenas issued to the healthcare providers. 
The subpoenas will be limited to the specific topics permitted by the order.  
In  addition,  the  plaintiffs,  in  each  case,  will  not  be  permitted  to  introduce 
evidence at trial or other stages of the case concerning medical/emotional/mental health 
issues  beyond  the  topics  authorized  by  the  HIPAA  order.  Likewise,  they  will  not  be 
permitted to use any expert testimony on those beyond‐the‐HIPAA‐order issues for any 

3 

purpose. Therefore, the plaintiffs will, in effect, be the master of the discovery obtained 
from third party healthcare providers concerning their alleged damages.  
If  the  plaintiffs,  in  each  case,  permit  only  a  crabbed  and  blinkered  inquiry  into 
their  records  and  refuse  to  agree  to  an  order  providing  broader  discovery,  then  they 
will undermine their ability to collect damages. If, on the other hand, they agree to the 
submission  of  a  comparatively  broad  HIPAA  order  permitting  discovery  into  myriad 
medical and mental health issues, then they will not risk an order foreclosing them from 
pursuing damages for certain alleged injuries.  
Factual Background 
Sherlock v. Fontainebleau, Case No. 15‐24593 
 Plaintiff Anitra Sherlock field a lawsuit against her former employer, Defendant 
Fontainebleau  Florida  Hotel,  LLC,  alleging  national  origin  discrimination  and 
retaliation  under  Title  VII  and  42  U.S.C.  §  1981.  Plaintiff  Sherlock’s  Complaint  seeks 
damages, inter alia, for “suffering, mental anguish, loss of enjoyment of life, and other 
non‐pecuniary  losses.”  [ECF  No.  32,  p.  13].  During  discovery,  on  July  22,  2016, 
Defendant  Fontainebleau  asked  Plaintiff  Sherlock  to  identify  medical  providers  from 
whom  she  sought  treatment  and  for  production  of  medical  records  related  to  the 
treatment. Plaintiff Sherlock objected based on relevance. 
Following  a  discovery  hearing,  the  Court  issued  a  post‐hearing  administrative 
Order  on  November  1,  2016  and  instructed  Plaintiff  Sherlock  to  clarify  whether  her 
4 

claim for emotional distress/mental anguish was limited to the normal embarrassment 
and  humiliation  associated  with  being  harassed  at  work  or  whether  Plaintiff  Sherlock 
was seeking other types of damages (such as depression, anxiety, high blood pressure, 
inability  to  sleep  well,  etc.).  [ECF  No.  48,  pp.  1‐2].  If  the  latter,  then  Plaintiff  Sherlock 
would  be  required  to  disclose  her  medical  history.  On  November  11,  2016,  Plaintiff 
Sherlock  served  her  supplemental  interrogatory  answer,  identifying  seventeen 
providers  from  whom  she  sought  treatment  during  the  relevant  period.  Plaintiff 
Sherlock  also  produced  approximately  sixty  pages  of  medical  records  related  to  these 
seventeen providers.  
Seeking to ensure that it had all records related to Plaintiff Sherlock’s treatment, 
Defendant Fontainebleau asked Plaintiff Sherlock to execute HIPAA releases for each of 
the providers. In response, Plaintiff Sherlock executed only three waivers and refused to 
sign the remaining fourteen. Defendant Fontainebleau contends that the Court has legal 
authority to compel Plaintiff Sherlock to sign HIPAA authorizations and that, even if it 
does not, then Plaintiff Sherlock waived her medical records privacy interest by signing 
three waivers. Plaintiff Sherlock disagrees with both contentions. 
Incardone v. Royal Caribbean, Case No. 16‐20924 
There are twenty‐three plaintiffs to this personal injury action, which arises from 
a  cruise  aboard  the  “Anthem  of  the  Seas”  and  is  brought  by  a  group  of  forty  families 
with  children  that  have  Autism  Spectrum  Disorder  (“ASD”).  According  to  the 
5 

Amended  Complaint,  Defendant  Royal  Caribbean  decided  to  sail  the  cruise  ship  into 
the path of a storm with hurricane force winds even though the National Ocean/Land 
Atmospheric Administration warned of severe conditions in the ship’s route. [ECF No. 
30, p. 4]. Also, the amended complaint describes itself as a class action and the plaintiffs 
allege  that  they  were  permanently  “injured  about  their  bodies  and  extremities,” 
suffered  “permanent  physical  disability,”  “impairment,”  the  “aggravation  of  pre‐
existing  neurological  conditions,”  “suffered  additional  physical  handicap,”  and  that 
they will need “life care” as a result. [ECF No. 30, pp. 10‐13].  
The  plaintiffs  collectively  claim  that  Defendant  Royal  Caribbean’s  negligence 
caused  them  severe  mental  and  emotional  harm  and  distress,  resulting  in  physical 
manifestations such as “sickness, nausea, exhaustion, fatigue, headaches, insomnia, lack 
of  sleep,  poor  sleep,  nightmares  and  aggravation  of  pre‐existing  neurological 
conditions.” [ECF No. 30, p. 11]. Many of the plaintiffs have stated in written discovery 
that  they  were  diagnosed with  Post‐Traumatic Stress Disorder (“PTSD”) as a  result of 
the incident, as well as anxiety, depression, and insomnia.2 Others have indicated that 

2  
Plaintiffs Jenaire Feimster, Casey Haus, Angella Capurro, and Fernando Capurro 
claim to have been diagnosed with PTSD as a direct result of the incident. Casey Haus 
also  claims  a  diagnosis  of  anxiety,  depression,  and  insomnia  as  a  result.  Plaintiff 
Panagoula Efthimiou claims a diagnosis of anxiety disorder as a result of the incident. 

6 

they  are  unsure  of  whether  they  have  been  diagnosed  with  a  condition.3  And  the 
majority  of  the  plaintiffs  have  indicated  that  they  suffer  from  a  pre‐existing  mental  or 
physical condition.4 
Defendant  Royal  Caribbean  requested  medical  records  from  the  plaintiffs  in 
Requests for  Production. The  records  were not produced because the plaintiffs do  not 
have them. Defendant Royal Caribbean sent records subpoenas to the plaintiffs’ out‐of‐
state medical providers and Defendant Royal Caribbean represents that several of them 
have been rejected for failure to contain a signed HIPAA authorization. Defense counsel 
asked opposing counsel for HIPAA authorizations for each plaintiff, as he believes it is 
the  most  reasonable,  convenient,  judicially  expeditious,  and  fair  method  to  obtain 
records for the twenty‐three plaintiffs. Plaintiffs’ counsel refused. 
At a January 6, 2017 discovery hearing, Plaintiffs’ counsel argued that Defendant 
Royal  Caribbean  is  not  entitled  to  a  court  order  requiring  them  to  sign  HIPAA 
authorizations and that Defendant Royal Caribbean should not be able to review them 
in  any  event  without  the  plaintiffs  having  an  advance  opportunity  to  screen  and 

Plaintiffs  Briana  Garland,  Christopher  Garland,  Christian  Savage‐Pietz,  Ricky 
Savage‐Pietz, Shaden Savage‐Pietz, Teriana Savage Pietz are unsure of whether or not 
they have received a diagnosis as a result of the incident. 

4  
The  pre‐existing  conditions  run  the  gamut  of  ASD,  mental  anguish,  anxiety, 
pervasive  developmental  disorder,  attention‐deficit  hyperactive  disorder,  severe 
autism,  fetal  alcohol  syndrome,  cerebral  palsy,  asthma,  depression,  and  thyroid 
disorder. 
3

7 

selectively produce certain documents and records. In their post‐hearing memorandum, 
though,  the  plaintiffs  appear  to  have  abandoned  the  “we‐want‐to‐first‐review‐the‐
documents‐before‐they‐are‐sent‐to‐defense‐counsel”  position,  as  it  is  not  mentioned  at 
all.  Nevertheless,  the  Court  is  not  convinced  by  the  argument  and  would  not  have 
adopted it. 
Applicable Legal Principles and Analysis  
All  parties  in  both  lawsuits  agree  that  the  plaintiffs  have  placed  their  physical 
and  mental  health  at  issue.  But  the  plaintiffs  in  the  Royal  Caribbean  lawsuit  contend 
that  they  “have  not  brought  every  facet  of  their  medical  history  from  birth  into 
question.”  [ECF  No.  48,  p.  2].  In  addition,  the  plaintiffs  challenge  the  efforts  which 
Defendant  Royal  Caribbean  has  made,  arguing  that  it  attempted  only  four  subpoenas 
and  that  the  record  does  not  reflect  actual  refusals  from  the  healthcare  providers 
themselves ‐‐ only written notice from the process servers summarizing the position of 
the particular health care provider served with a subpoena. 
All  parties  agree  that  there  is  no  binding  precedent  in  the  Eleventh  Circuit.  In 
addition,  the  parties  acknowledge  that  there  is  a  split  of  authority  across  the  country. 
See generally Cameron v. Supermedia, LLC, No. 4:15cv315‐MW/CAS, 2016 WL 1572952, at 
*3  (N.D.  Fla.  Apr.  19,  2016)  (“The  law  governing  discovery  of  a  plaintiff’s  medical 
records for purposes of emotional distress damages . . . is, frankly, all over the map”); 
see  also  Cupp  v.  United  States,  No.  CV512‐005,  2015  WL  510134,  at  *3  (S.D.  Ga.  Feb.  6, 
8 

2015)  (noting  no  on‐point  ruling  from  the  Eleventh  Circuit  but  further  noting  that 
several district courts have recognized that a court has authority to require a plaintiff to 
sign HIPAA authorization form); cf. Chase v. Nova Se. Univ., Inc. No. 11‐61290‐CIV, 2012 
WL  1936082,  at  *1  (S.D.  Fla.  May  29,  2012)  (denying  motion  to  compel  execution  of 
medical release forms, and explaining that “[t]his Court agrees with the courts that have 
ruled that they do not possess the authority to routinely require a plaintiff to execute a 
release for medical records”) (citations omitted);5 Wymore v. Nail, No. 5:14‐CV‐3493 2016 
WL  1452437,  at  *3  (W.D.  La.  Apr.  13,  2016)  (“Rule  34,  along  with  rule  37,  empowers 
federal  courts  to  copel  parties  to  sign  written  authorizations  consenting  to  the 
production of various document.s”). 
From the practical perspective, some courts have recognized that “federal courts 
have  held  that  obtaining  a  party’s  written  consent  for  the  release  of  medical  records 
‘represents the least expensive and most efficient means of procuring information from 
medical or counseling providers.’” Equal Emp’t Opportunity Comm’n v. Sheffield Fin. LLC, 
No.  1:06CV00889,  2007  WL  1726560,  at  *6  (M.D.N.C.  June  13,  2007)  (citation  omitted). 
On the other hand, some courts are not persuaded by the efficiency argument. See e.g., 
Miller  v.  Kastelic,  No.  12‐cv‐02677,  2013  WL  4431102,  at  *3  (D.  Colo.  Aug.  16,  2013) 

5  
Defendant Royal Caribbean contends that Chase is inapplicable because it was an 
ADA  discrimination  action  seeking  declaratory  and  injunctive  relief,  not  a  personal 
injury  action,  which  “did  not  contemplate  claims  of  negligent  infliction  of  emotional 
distress.” [ECF No. 49, p. 6].  

9 

(“authorization  for  the  release  of  medical  records  should  not  be  routinely  compelled, 
even when it may be the most efficient manner for such discovery”). 
To  be  sure,  “[a]  defendant  is  entitled  to  the  production  of  medical  records  that 
have  ‘a  logical  connection  to  the  Plaintiff’s  claim  of  injuries.’”  Cameron,  2016  WL 
1572952,  at  *3  (citation  omitted).  But  Federal  Rule  of  Civil  Procedure  346  “does  not 
expressly  authorize  a  court  to  order  a  party  to  sign  a  release  concerning  any  kind  of 
record.”  Enchon  v.  Sackett,  14‐cv‐03420,  2016  WL  1732708,  at  *1  (D.  Col.  May  2,  2016) 
(regarding  analogous  demand  that  party  sign  a  Freedom  of  Information  Act  release). 
Nevertheless, some courts still rely on Rule 34 while others hold that it is insufficient to 
justify an order compelling a HIPAA authorization. Compare Doye v. Martin, No. CV408‐
174,  2010  WL  3463614,  at  *2  n.2  (S.D.  Ga.  Aug.  31,  2010)  (compelling  execution  of 
medical release), with Klugel v. Clough, 252 F.R.D. 53, 54‐55 (D.D.C. 2008) (finding that a 
Rule  34  request  for  production  of  documents  cannot  be  used  as  a  vehicle  to  compel  a 
party to sign a medical records release). 
Given  the  absence of controlling  authority  and the broad discretion afforded  to 
trial  courts  in  discovery  matters,  the  Undersigned  is  persuaded  by  the  approach  used 
by  the  magistrate  judge  in  Graham  v.  S  Carroll,  No.  5‐10‐cv‐65,  2011  WL  855331,  at  *2 
(N.D. Fla. Mar. 9, 2013).  

6  
Some courts rely upon Rule 34 as authority providing a trial court with power to 
require  a  plaintiff  to  sign  a  HIPAA  release  authorization.  Zaffis  v.  City  of  Altamonte 
Springs, No. 6:06‐cv‐385, 2007 WL 1796255, at *2‐4 (M.D. Fla. May 10, 2007). 
10 

In Graham, the plaintiff refused the defendants’ request to sign a HIPAA release. 
While ruling on the defendants’ motion to compel the execution of the HIPAA release, 
the Graham court acknowledged that the plaintiff placed his medical condition at issue 
by  alleging  he  suffered  injuries  due  to  the  defendants’  actions  ‐‐  yet  also  emphasized 
that, “under HIPAA the filing of a lawsuit does not waive the confidentiality of health 
information,  and  unless  the  patient  gives  written  consent  the  medical  provider  may 
only  disclose  confidential  health  information  under  the  steps  outlined  in  HIPAA.”  Id. 
According  to  Graham,  the  defendants  could  “obtain  a  court  order  which  allows  the 
health  care  provider  to  disclose  ‘only  the  protected  health  information  expressly 
authorized by such order.’” Id. (citing 45 C.F.R. 164.512(e)(1)(i)).7  

7  
This regulation provides, in part, as follows:  

(e) Standard: Disclosures for judicial and administrative proceedings –  

(1) Permitted disclosures. A covered entity may disclose protected 
health  information  in  the  course  of  any  judicial  or  administrative 
proceeding:  

(i)  In  response  to  an  order  of  a  court  or  administrative 
tribunal,  provided  that  the  covered  entity  discloses  only  the 
protected  health  information  expressly  authorized  by  such  order; 
or  

(ii)  In  response  to  a  subpoena,  discovery  request,  or  other 
lawful  process,  that  is  not  accompanied  by  an  order  of  a  court  or 
administrative tribunal[.] 

45 C.F.R. 164.512(e) (emphasis added).  

11 

Similar  to  Graham,  the  Cameron  Court  held  that  “[i]f  a  party  refuses  to  sign  a 
release  for  discoverable  medical  records,  a  requesting  party  must  comply  with  the 
procedures set forth in [HIPAA] and implementing regulations. . . . A court order under 
that  provision  would  issue  from  this  Court.  See  Fed.  R.  Civ.  P.  45(a)(2).”  2016  WL 
1572952 at *6 n. 9 (emphasis added). 
Under  the  HIPAA  regulations,  a  health  care  provider  is  authorized  to  produce 
records  in  response  to  a  subpoena  accompanied  by  a  court  order.  Therefore,  the 
plaintiffs’  healthcare  providers  in  both  lawsuits  should  produce  records  when  served 
with a  records subpoena  accompanied  by a court order. The parties are more familiar 
than  the  Undersigned  with  the  specific  medical  and  mental  health  issues  involved  in 
this case, so they are in the best position to craft the order under 45 C.F.R. 164.512(e)(1).  
Once the Undersigned uploads an order in each case, then each defendant will be 
able  to  successfully  serve  a  records  subpoena  on  the  health  care  providers.  Because 
there will be a specific court order pinpointing the precise information to be produced, 
the  health  care  provider  should  not  refuse  to  produce  records  by  saying  a  further 
HIPAA  authorization  signed  by  the  plaintiff  patient  is  required.8  Serving  a  records 

8  
The  Court  rejects  the  argument  that  Plaintiff  Sherlock  waived  her  medical 
records privacy rights  for all health  care  providers  by signing authorizations for three 
providers.  In  Cameron,  for  example,  the  plaintiffs  executed  a  medical  release  for  one 
health  care  provider  but  the  court  still  held  that  it  would  not  compel  her  to  sign  a 
release  for  other  medical  records.  2016  WL  1572952,  at  *6.  Just  like  the  defendant  in 
Cameron,  the  defendants  in  both  of  the  instant  cases  will  not  be  unduly  prejudiced  by 
12 

subpoena,  the  to‐be‐issued  order  and  (if  necessary)  a  copy  this  order  on  a  healthcare 
provider should be more than sufficient to cause a provider to turn over the responsive 
medical records. 
To provide the defendants with protection, the Undersigned is also ordering that 
consequences  flow  from  any  plaintiff‐initiated  narrowing  of  the  medical  and  mental 
health  issues  surrounding  the  alleged  damages.  Specifically,  the  plaintiffs  will  not  be 
able to use at trial (or for any other purpose in these lawsuits) any medical records or 
testimony,  including  expert  testimony,  unless  the  topic  is  included  in  the  jointly 
submitted HIPAA order which the Court will be asked to sign. That way, the plaintiffs 
will  not  be  tempted  to  adopt  an  unreasonably  tight  scope  of  the  issues  relating  to  the 
alleged injuries.  
If Plaintiffs restrict the scope of the court order because they do not want certain 
medical  records  produced,  then  they  will  not  be  allowed  to  present  records  or 
documents  concerning  those  specific  topics.  If,  for  example,  the  court  order  omits 
records relating to complaints about difficulty sleeping, then the plaintiffs would not be 
able to testify that they have difficulty sleeping.  
If plaintiffs refuse to agree to an issue to be included in the court order and the 
issue  is  negative  or  likely  negative  to  the  plaintiffs’  claims,  then  the  defendants  can 
revisit the issue with the Court and I will determine whether to expand the list of topics 

the  absence  of  a  signed  HIPAA  authorization  because  they  will  be  receiving  records 
from the providers through a HIPAA‐authorized court order.  
13 

in the HIPAA order. For purposes of illustration, assume that the defendants want the 
order to include medical records evidencing the plaintiffs’ alcohol or substance abuse, 
but  the  plaintiffs  refuse  to  agree  (presumably  because  that  sub‐issue  would  adversely 
affect their damages claims and they might decide to not discuss it on their own at trial 
in  any  event).  The  ruling  outlined  above  would,  in  the  absence  of  any  further  action, 
generate  an  unfair  advantage  to  the  plaintiffs  (because  they  would  be  barred  from 
testifying  about  their  substance  abuse,  a  result  which  would  hardly  be  detrimental  to 
them).  
To avoid this technically conceivable scenario, the Undersigned is permitting the 
defendants to raise with me the plaintiffs’ refusal to include a topic, such as substance 
abuse, in the proposed agreed HIPAA order (so that I can amend the proposed order to 
include medical records about an abuse, even if the plaintiffs do not agree to it). 
Conclusion 

The  plaintiffs  in  these  two  cases  are  not  required  to  sign  medical  records 

authorization forms, but the parties will by January 30, 2017 jointly submit a proposed 
HIPAA  order  under  45  C.F.R.  164.512(e)(1)  and  the  defendants  will  be  able  to  obtain 
relevant  medical  records  from  the  healthcare  providers  through  that  mechanism  and 
will also have protection in case the plaintiffs are not reasonable about the scope of the 
order. If the defendants contend that the proposed order is unfairly limited, then they 
may raise the issue with me within five (5) days of the submission of the joint proposed 
14 

order.  Alternatively,  they  can  allow  the  plaintiffs  to  restrict  the  issues  and  sub‐issues 
without  interposing  an  objection,  knowing  that  the  plaintiffs  will  not  be  able  to 
introduce evidence on omitted issues and sub‐issues.9 

DONE AND ORDERED in Chambers, in Miami, Florida, on January 18, 2017.  

Copies furnished to:  
The Honorable Joan A. Lenard 
The Honorable Jose E. Martinez 
All counsel of record (both cases)     

9  
In other words, this would be a litigation version of the proverb, “You’ve made 
your  bed,  now  lie  in  it.  The  American  rock  band  3  Doors  Down  invoked  this  very 
sentiment in their “Ticket to Heaven” song (on the “Away from the Sun” album), where 
they  musically  explained  that  “all  they  gave  me  was  this  ticket  to  heaven  /  But  that 
ticket to heaven said to lie in the bed that you make.” 3  DOORS  DOWN, Ticket to Heaven, 
on AWAY FROM THE SUN (Universal Records 2002). 
15