WILLIAMS v. Vilsack

Filing 18

ORDER granting 6 Motion to Dismiss. Plaintiffs race discrimination, sex discrimination, and hostile work environment claims are DISMISSED. Plaintiff's discrimination claim based on reprisal for prior EEO activity may proceed. Ordered by U.S. District Judge C ASHLEY ROYAL on 6/30/14 (lap) *** Modified on 6/30/2014 (lap).

IN THE UNITED STATES DISTRICT COURT FOR THE 
MIDDLE DISTRICT OF GEORGIA 
ATHENS DIVISION 

MARY WILLIAMS, 

Plaintiff, 
v. 

: 
: 
: 
: 

: 
No. 3:13‐CV‐138 (CAR) 
TOM J. VILSACK,  
: 
Secretary of the United States 
: 
Department of Agriculture, 
: 

: 
Defendant. 
: 
___________________________________   : 

ORDER ON MOTION TO DISMISS 

Plaintiff Mary Williams, proceeding pro se, filed this employment discrimination 
suit pursuant to Title VII of the Civil Rights Act of 1964, 42 U.S.C. § 2000e et seq., against 
Defendant  Tom  J.  Vilsack  in  his  official  capacity  as  the  Secretary  of  the  United  States 
Department of Agriculture.  Currently before the Court is Defendant’s partial Motion to 
Dismiss  [Doc.  6].    Therein,  Defendant  requests  dismissal  of  Plaintiff’s  race  and  sex 
discrimination  claims  as  well  as  her  hostile  work  environment  claim.    Having 
considered  the  Motion,  the  response  thereto,  and  the  applicable  law,  Defendant’s 
Motion to Dismiss [Doc. 6] is GRANTED.   
LEGAL STANDARD 
Defendant  moves  to  dismiss  the  above‐referenced  claims  pursuant  to  Federal 
Rule  of  Civil  Procedure  12(b)(1)  and  (6)  based  on  Plaintiff’s  failure  to  exhaust  her 

administrative  remedies.    It  is  clear  that  “exhausting  administrative  remedies  .  .  .  is  a 
prerequisite to a federal employeeʹs filing an employment discrimination action  under 
Title  VII.”1    However,  a  plaintiff’s  failure  to  exhaust  her  administrative  remedies  does 
not require dismissal for lack of jurisdiction under Rule 12(b)(1), but can be grounds for 
dismissal for failure to state a claim under Rule 12(b)(6).2  
On a motion to dismiss, the Court must accept as true all well‐pleaded facts in a 
plaintiff’s complaint.3  To avoid dismissal pursuant to Rule 12(b)(6), “a complaint must 
contain  sufficient  factual  matter,  accepted  as  true,  to  ‘state  a  claim  to  relief  that  is 
plausible on  its face.’”4  A claim  is plausible  where the plaintiff alleges factual  content 
that “allows the court to draw the reasonable inference that the  defendant is liable for 
the  misconduct  alleged.”5    The  plausibility  standard  requires  that  a  plaintiff  allege 
sufficient  facts  “to  raise  a  reasonable  expectation  that  discovery  will  reveal  evidence” 
that supports a plaintiff’s claims.6   
When  determining  the  adequacy  of  the  allegations  in  the  complaint,  the  Court 
remains  mindful  that  “[p]ro  se  pleadings  are  held  to  a  less  stringent  standard  than 

 Tillery v. U.S. Depʹt of Homeland Sec., 402 F. Appʹx 421, 425 (11th Cir. 2010). 
 Jackson v. Barnhart, 1:05‐CV‐2979‐WSD, 2006 WL 2466810, at *4 (N.D. Ga. Aug. 24, 2006) (citing Bryant v. 
United States Dep’t of Agric., 967 F.2d 501, 504 (11th Cir. 1992)). 
3 Sinaltrainal v. Coca‐Cola Co., 578 F.3d 1252, 1260 (11th Cir. 2009). 
4 Ashcroft v. Iqbal, 556 U.S. 662, 678 (2009) (quoting Bell Atlantic Corp. v. Twombly, 550 U.S. 544, 570 (2007)). 
5 Id.   
6 Twombly, 550 U.S. at 556. 
2 
1
2

pleadings  drafted  by  attorneys,  and  will,  therefore,  be  liberally  construed.”7  
Nevertheless,  “[e]ven  with  pro  se  litigants,  ‘conclusory  allegations,  unwarranted 
deductions  of  facts  or  legal  conclusions  masquerading  as  facts  will  not  prevent 
dismissal.’”8 
When deciding a motion to dismiss for failure to exhaust, “it is permissible for a 
district court to consider facts outside of the pleadings and  resolve factual  disputes so 
long as the factual disputes do not decide the merits and the parties are given sufficient 
opportunity  to  develop  a  record.”9    The  Court  must  analyze  the  facts  as  presented 
under a two‐step process.10  
First,  the  court  must  look  to  the  factual  allegations  in  the  defendantʹs 
motion  and  the  plaintiffʹs  response,  taking  the  plaintiffʹs  version  of  the 
facts as true to the extent that it conflicts with that of the defendant.  If the 
complaint is not subject to dismissal at this step, the court must then make 
specific  findings  to  resolve  the  partiesʹ  factual  disputes,  and  determine 
whether the defendant bore its burden of proving that the plaintiff failed 
to exhaust his administrative remedies.11 

With this legal framework in place, the Court will now turn to the facts of this case. 

 Tannenbaum v. United States, 148 F.3d 1262, 1263 (11th Cir. 1998). 
 United States v. Korman, 07‐80998‐CIV, 2008 WL 5662165, at *3 (S.D. Fla. Nov. 5, 2008) (quoting Aldana v. 
Del Monte Fresh Produce, N.A., 416 F.3d 1242, 1246 (11th Cir. 2005)).  
9 Basel v. Secʹy of Def., 507 F. Appʹx 873, 874‐75 (11th Cir. 2013) (citing Bryant v. Rich, 530 F.3d 1368, 1376 
(11th Cir. 2008)). 
10 Id.  
11 Id. (internal citation omitted).  
3 
7
8

BACKGROUND 
The  facts,  viewed  in  the  light  most  favorable  to  Plaintiff,  are  as  follows:12    On 
November  27,  2007,  Plaintiff  contacted  an  Equal  Employment  Opportunity  (“EEO”) 
counselor,  alleging  that  the  United  States  Department  of  Agriculture  (the  “USDA”) 
discriminated  against  her  based  on  reprisal  for  prior  EEO  activity  that  took  place  in 
1986.13    Plaintiff  filed  a  formal  EEO  complaint  against  the  USDA  for  employment 
discrimination  on  March  7,  2008.14    The  claim,  and  the  only  issue  investigated  by  the 
agency,  was  whether  the  USDA  discriminated  against  Plaintiff  based  on  reprisal  for 
prior EEO activity when it denied Plaintiff a non‐competitive promotion to the position 
of  a  Biological  Technician  at  the  GS‐0404‐08/9  level.15    The  USDA  accepted  Plaintiff’s 
complaint for investigation on April 15, 2008.16 
At  Plaintiff’s  request,  a  hearing  was  held  before  an  Equal  Employment 
Opportunity  Commission  (“EEOC”)  Administrative  Judge  (the  “AJ”)  on  March  13, 
2009.17  In an opinion rendered on October 1, 2010, the AJ found that the USDA did not 
discriminate  against  Plaintiff  on  the  basis  of  reprisal  for  her  prior  EEO  activity. 18    On 
November  23,  2010,  the  USDA  entered  a  Final  Order  fully  implementing  the  AJ’s 

 The facts as presented in this Order derive from the allegations in Plaintiff’s Complaint as well as the 
administrative record attached to Defendant’s Motion to Dismiss.   
13 Mtn. to Dismiss, Ex. A, Investigative Report, p. 13 [Doc. 6‐2]. 
14 See id. at Ex. B. 
15 Id. at Ex. A, p.12; Ex. B. 
16 Id. at Ex. A, p. 40.  
17 Id. at Ex. C; Ex. D, p. 7. 
18 Id. at Ex. D, p. 20. 
4 
12

decision  and  notified  Plaintiff  of  her  right  to  appeal.19    Plaintiff  timely  appealed  the 
Final Order to the EEOC Office of Federal Operations (the “OFO”).20  
On February 21, 2013, the OFO affirmed the USDA’s Final  Order implementing 
the  AJ’s  decision  and  finding  no  discrimination  on  the  basis  of  reprisal  for  prior  EEO 
activity.21  Plaintiff requested reconsideration of the OFO decision, but the OFO denied 
Plaintiff’s  request  on  September  11,  2013.22    In  the  same  order,  the  OFO  informed 
Plaintiff of her right to file a civil action in federal district court within 90 days.23     
Thereafter, Plaintiff timely filed her Complaint in this case on December 9, 2013.24  
Therein,  Plaintiff  alleges  that  Defendant  discriminated  against  her  by  (1)  failing  to 
promote her, (2) refusing to share information regarding a position to be filled, and (3) 
promoting  her  peers  but  placing  a  cap  on  her  grade. 25    Plaintiff  further  alleges  that 
Defendant’s conduct amounts to discrimination based on her race,26 sex, and prior EEO 
activity,  and  has  created  a  hostile  work  environment.27    As  further  support  for  her 
claims, Plaintiff alleges that Defendant promoted several white employees even though 

 Id. at Ex. E.  
 See id. at Ex. F, p. 1. 
21 Id. at Ex. F.  
22 Id. at Ex. G. 
23 Id. at Ex. G, p. 2. 
24 See generally Compl. [Doc. 1]. 
25 Id. at p. 2.  
26 Although Plaintiff asserts a race discrimination claim, she does not specify her race in the Complaint. 
27 Id.  
5 
19
20

she  was  more  qualified  and  had  more  experience. 28    Moreover,  each  time  Plaintiff 
complained to her supervisor, “[she] was retaliated against, resulting in a hostile work 
environment.”29           
DISCUSSION 
Defendant  has  now  moved  to  dismiss  Plaintiff’s  race  and  sex  discrimination 
claims as well as her hostile work environment claim on the grounds that she has failed 
to exhaust her administrative remedies as to these claims.  
“In order to bring a Title VII claim, a plaintiff must exhaust [her] administrative 
remedies.”30    “The  purpose  of  exhaustion  is  to  permit  the  department  the  first 
opportunity  to  investigate  the  alleged  discriminatory  or  retaliatory  practices,  and  a 
plaintiffʹs judicial complaint is thereby limited by the scope of the investigation that can 
reasonably  be  expected  to  grow  out  of  the  administrative  charge  of  discrimination  or 
retaliation.”31  
To  properly  exhaust  administrative  remedies,  a  federal  employee  who  believes 
she has been discriminated against must first notify and consult with an EEO counselor 
within 45 days of the occurrence of the discriminatory act.32  Within 30 days thereafter, 
the EEO counselor must try to informally resolve the matter and advise the employee of 

 Id. at p. 3. 
 Id.  
30 Whitby v. Secʹy for Depʹt of Homeland Sec., 480 F. Appʹx 960, 963 (11th Cir. 2012). 
31 Basel v. Secʹy of Def., 507 F. Appʹx 873, 875 (11th Cir. 2013) (citing Gregory v. Ga. Dep’t of Human Res., 355 
F.3d 1277, 1279‐80 (11th Cir. 2004)).   
32 29 C.F.R. § 1614.105(a).  
6 
28
29

her  rights  and  responsibilities. 33    If  the  matter  cannot  be  resolved  informally,  the  EEO 
counselor must notify the employee within 30 days of the initial contact of her right to 
file a formal complaint.34  
The  employee  must  then  file  her  complaint  with  her  agency  within  15  days  of 
receiving  notice  from  the  EEO  counselor  of  her  right  to  file  a  complaint.35    The 
complaint  must  contain  a  signed  statement  either  by  the  employee  or  the  employee’s 
counsel. 36    “This  statement  must  be  sufficiently  precise  to  identify  the  aggrieved 
individual  and  the  agency  and  to  describe  generally  the  action(s)  or  practice(s)  that 
form the basis of the complaint.”37  “[The employee] may amend [the] complaint at any 
time  prior  to  the  conclusion  of  the  investigation  to  include  issues  or  claims  like  or 
related  to  those  raised  in  the  complaint.”38    This  right  to  amend  extends  beyond  the 
request for a hearing before the AJ.39  After a request for a hearing, the employee may 
file  a  motion  to  amend  her  complaint  with  the  AJ  to  include  other  related  claims  and 
issues.40   

 Id. at § 1614.105(a)‐(d). 
 Id. at § 1614.105(d).  
35 Id. at § 1614.106(b).  
36 Id. at § 1614.106(c).  
37 Id.  
38 Id. at § 1614.106(d).  
39 Id. 
40 Id.  
33
34

7 

Once the employee files the complaint, the agency must acknowledge receipt of 
the complaint in writing and include a statement advising the employee of her rights.41  
Unless otherwise agreed to by the parties, the agency must complete its investigation of 
the  complaint  within  180  days.42    Thereafter,  the  agency  must  provide  the  employee 
with  its  investigative  file  and  notify  the  employee  of  her  right  to  request  either  (1)  a 
final  decision  from  the  agency  or  (2)  a  hearing  and  decision  by  an  EEOC  AJ.43  The 
employee  has  the  right  to  file  a  civil  action  within  (1)  90  days  of  receipt  of  the  final 
agency decision, or (2) 180 days of filing the formal complaint if there has been no final 
agency action.44 
If the employee files a civil action in federal court, her claims are “limited by the 
scope of the EEOC investigation which  can  reasonably be expected to grow out of the 
charge  of  discrimination.”45    When  evaluating  the  scope  of  the  EEOC  charge,  courts 
should be “extremely reluctant to allow procedural technicalities to bar claims brought 
under [Title VII].”46  
Here, Plaintiff clearly exhausted her administrative remedies with respect to her 
discrimination  claim  based  on  reprisal  for  prior  EEO  activity.    She  filed  a  formal 
complaint alleging reprisal in March 2008.  The agency investigated her reprisal claim, 

 Id. at § 1614.106(e). 
 Id. at § 1614.106(e)(2).  
43 Id. at § 1614.108(f).  
44 42 U.S.C. § 2000e‐16(c); 29 C.F.R. § 1614.107. 
45 Gregory v. Ga. Dep’t of Human Res., 355 F.3d 1277, 1280 (11th Cir. 2004) (internal citation omitted). 
46 Id. (internal quotation marks and citation omitted) (alteration in original).  
8 
41
42

and,  after  conducting  a  hearing,  the  AJ  rendered  a  decision  finding  no  discrimination 
based on reprisal.  The OFO then affirmed the AJ’s decision and denied the request for 
reconsideration.    At  every  step  of  the  process,  the  relevant  actors  considered  the  only 
claim presented: discrimination on the basis of reprisal for prior EEO activity.   
Plaintiff raises her race, sex, and hostile work environment discrimination claims 
for  the  first  time  in  this  civil  action.    Plaintiff  does  not  argue,  nor  does  the 
administrative record demonstrate, that these additional claims (1) fell within the scope 
of her original EEO complaint or (2) were otherwise considered and addressed by the 
agency  investigation,  the  AJ,  or  the  OFO.    Despite  the  opportunity  to  do  so,  Plaintiff 
never  amended  her  administrative  complaint  to  add  these  additional  discrimination 
claims.    As  such,  she  has  failed  to  exhaust  her  administrative  remedies  as  to  these 
claims.  
Because exhaustion is a prerequisite to the right to file suit, Plaintiff’s claims for 
race  and  sex  discrimination  as  well  as  her  hostile  work  environment  claim  must  be 
dismissed. 
CONCLUSION 

Based  on  the  foregoing,  Defendant’s  Motion  to  Dismiss  [Doc.  6]  is  GRANTED.  
Accordingly,  Plaintiff’s  race  discrimination,  sex  discrimination,  and  hostile  work 
environment  claims  are  DISMISSED  for  failure  to  state  a  claim.    Plaintiff  may, 

9 

however,  proceed  with  her  discrimination  claim  based  on  reprisal  for  prior  EEO 
activity.   
SO ORDERED, this 30th day of June, 2014. 
S/  C. Ashley Royal 
C. ASHLEY ROYAL, CHIEF JUDGE 
UNITED STATES DISTRICT COURT 
ADP/ssh 

10