WEST v. HOUSTON COUNTY GEORGIA et al

Filing 69

ORDER granting 59 Motion in Limine to exclude all evidence and argument regarding spoliation. Ruling is reserved on the remaining issues. Ordered by US DISTRICT JUDGE C ASHLEY ROYAL on 11/2/15 (lap)

RICK WEST, 

IN THE UNITED STATES DISTRICT COURT FOR THE 
MIDDLE DISTRICT OF GEORGIA 
MACON DIVISION 

: 
: 
Plaintiff, 

: 
v. 

: 

: 
No. 5:13‐cv‐338 (CAR) 
SHERIFF CULLEN TALTON, 
: 
individually and in his official capacity: 
as Sheriff of Houston County, and  
: 
CHARLES HOLT, individually and in  :   
his official capacity as Major in the 
:  
Houston County Sheriff’s Department, : 

: 
Defendants. 
: 
__________________________________   : 

ORDER ON DEFENDANTS’  MOTION IN LIMINE TO EXCLUDE EVIDENCE OR 
ARGUMENT REGARDING PLAINTIFF’S SPOLIATION CLAIM  

Before  the  Court  is  Defendants  Cullen  Talton  and  Charles  Holt’s  Motion  in 

Limine seeking, in part, to exclude Plaintiff’s use of any argument or evidence of alleged 
spoliation.1    Plaintiff  filed  a  response  to  the  Motion  [Doc.  61],  and  the  Court  held  a 
hearing  on  October  29,  2015.   After  considering  the  evidence  presented  at  the  hearing 
and applicable law, Defendants’ Motion in Limine to exclude all evidence and argument 
regarding  spoliation  [Doc.  59]  is  GRANTED.    The  Court  RESERVES  its  ruling  on  the 
remaining issues in Defendants’ Motion in Limine. 

  Defendants  also  seek  to  exclude  evidence  of  Defendant  Holt’s criminal  record  and  exhibits regarding 
Plaintiff’s “me too” witnesses. [Docs. 59 and 64‐1].    
1

1 

BACKGROUND 

On  June  10,  2014,  during  a  deposition  of  Houston  County  representatives, 

Plaintiff  discovered  that  Defendants  failed  to  search  and  preserve  e‐mail  accounts  as 
requested  during  discovery.2    Based  on  this  information,  the  Court  granted  Plaintiff’s 
motion  to  reopen  discovery  in  September  of  2014.    During  the  additional  discovery 
period,  Plaintiff  discovered  backup  tapes  of  Houston  County’s  server  were  written 
over,  and  Defendant  Holt’s  email  account  was  deleted  shortly  after  his  resignation.  
Specifically,  Houston  County’s  server  was  automatically  backed  up  every  six  months, 
which erased any backup of Holt’s email account after the email account was removed 
from the system.3  Defendants were still able to retrieve Holt’s old computer and hire a 
third‐party company to preserve and search the hard drive.   

Once the  hard  drive was recovered, both parties were able to search Defendant 

Holt’s email.  Both parties agreed to a data search that included over fifty search terms, 
produced  over  77,000  documents,  and  recorded  over  1,000  “hits”  based  on  the  search 
terms.4  From this search, Plaintiff received over 1,000 documents and recovered several 
emails from Holt’s computer that he is introducing into evidence to support his claims.5               
DISCUSSION 

 Pl.’s Response to Def.’s Motion in Limine, [Doc. 61], at 4‐6. 
  There  was  only  a  six  month  window  of  time  to preserve  the  backup  tapes  that  would  have  included 
Defendant Holt’s email account.  
4 Def.’s Exhibits 11 and 12 [Docs. 68‐2 and 68‐3].  
5 Pl.’s Response to Def.’s Motion in Limine, [Doc. 61], at 6.  
2
3

2 

Plaintiff  seeks  a  spoliation  instruction  to  the  jury  regarding  the  deletion  of 

emails, or in the alternative, an opportunity to present evidence of Defendants’ failure 
to preserve emails to the jury.   Plaintiff claims he would have discovered more emails 
to  support  his  claim  had  Defendants  preserved  the  backup  tapes  and  Holt’s  email 
account.    Defendants  argue  that  this  evidence  should  be  excluded  because  the  emails 
were  not  deleted  in  bad  faith,  and  Defendants  still  retrieved  Holt’s  hard  drive,  which 
included the evidence Plaintiff requested.    
“Spoliation  is the destruction or significant alteration of evidence, or the failure 
to preserve property for another’s use as evidence in pending or reasonably foreseeable 
litigation.”6  Federal Courts have broad discretion to impose sanctions against litigants 
for  spoliation  of  evidence.7    The  Eleventh  Circuit  has  recommended  a  finding  of  bad 
faith, as opposed to “mere negligence,” to support imposing sanctions. 8  Additionally, 
the  Court  considers  the  following  factors:  “(1)  whether  the  [party  seeking  sanctions] 
was  prejudiced  as  a  result  of  the  destruction  of  evidence;  (2)  whether  the  prejudice 
could be cured; (3) the practical importance of the evidence; (4) whether the [spoliator] 
acted in good or bad faith; and (5) the potential for abuse if expert testimony about the 
evidence was not excluded.”9  

 Graff v. Baja Marine Corp., 310 F. App’x 298, 301 (11th Cir. 2009).  
 See, e.g., Stanfill v. Talton, 851 F.Supp.2d 1346, 1361‐62 (M.D. Ga. 2012).  
8 See Bashir v. Amtrack, 119 F. 929, 931 (11th Cir. 1997).  
9 Flury v. Daimler Chrysler Corp., 427 F.3d 939, 945 (11th Cir. 2005). The fifth factor is not an issue in this 
case.  
6
7

3 

Based  on  the  evidence  presented  during  the  hearing,  it  is  not  clear  that 

Defendants’ failure to preserve Holt’s email account and the server’s backup tapes was 
a  malicious  act  or  done  in  bad  faith.    On  the  contrary,  it  appears  Holt’s  email  was 
deleted pursuant to a routine procedure to delete an employee’s email account shortly 
after the employee left the Sheriff’s Department and to rewrite over the backup tapes of 
the  server  every  six  months.    Plaintiff  contends  this  procedure  was  more  than  just 
“mere  negligence”  because  Defendants  were  on  notice  after  receiving  an  EEOC 
complaint.    However,  even  assuming  Plaintiff’s  contention  is  true,  it  is  completely 
speculative  Plaintiff was prejudiced by these events in any way.  Defendants  hired an 
outside  company  to  restore  Holt’s  hard  drive  and  recovered  over  70,000  documents 
from  the  hard  drive.    The  search  terms  used  were  broad  and  extensive  and  produced 
1,205 hits.  Indeed, Plaintiff received more information based on these search terms than 
what  was  originally  requested  during  discovery.    Further,  the  third‐party  company 
stated there was no evidence on the hard drive of any “mass destruction” or “wiping.”   

Plaintiff  points  to  Woodward  v.  Wal‐Mart  Stores  East,  LP  as  an  analogous  case.10   

However,  in  Woodward  the  video  tape was  never  found,  depriving  the  plaintiff  of  any 
opportunity to view the evidence.11  Because the Woodward plaintiff did not have other 
evidence  to  prove  how  the  event  occurred,  except  for  the  recollections  of  two 

10
11

 801 F.Supp.2d 1363 (M.D. Ga. 2011).  
 Id. at 1374‐75.  

4 

employees,  a  spoliation  sanction  was  appropriate.12  This  case,  however,  is 
distinguishable from Woodward. Here, Defendants still possessed Holt’s hard drive and 
hired  a  third‐party  company  to  search  his  email  using  extensive  and  broad  search 
terms. Further, Defendants provided Plaintiff with a voluminous amount of documents, 
including  emails  to  support  Plaintiff’s  claim.    Plaintiff  has  failed  to  show  he  was 
prejudiced  by  the  events  in  this  case;  thus,  the  Court  finds  sanctions  for  spoliation  of 
evidence inappropriate.   
Moreover,  this  presents  a  problem  under  Federal  Rule  of  Evidence  403.13    The 
Court  finds  the  danger  of  confusing  the  issues  and  misleading  the  jury  outweighs  the 
probative value of such evidence.   
CONCLUSION 
Accordingly,  the  Court  GRANTS  Defendants’  Motion  to  exclude  evidence  or 
argument  regarding  spoliation  [Doc.  59],  and  RESERVES  its  ruling  on  the  remaining 
issues in Defendants’ Motion.  
SO ORDERED, this 2nd day of November, 2015. 

S/  C. Ashley Royal 
C. ASHLEY ROYAL 
UNITED STATES DISTRICT COURT JUDGE 

12
13

 Id. 
 FRE 403.  

5