Ellis et al v. Hobbs Police Department et al

Filing 142

ORDER by Magistrate Judge Gregory B. Wormuth granting 132 Motion to Compel. (ts)

IN THE UNITED STATES DISTRICT COURT 
FOR THE DISTRICT OF NEW MEXICO 

BRANDON ELLIS, et al., 

Plaintiffs, 

v. 

Civ. No. 17‐1011 WJ/GBW 

HOBBS POLICE DEPARTMENT, et al., 

Defendants. 

ORDER GRANTING CITY DEFENDANTS’ MOTION TO COMPEL  
PRODUCTION OF VALID RELEASES 

THIS MATTER comes before the Court on City Defendants’ Motion to Compel 
the Production of Valid Releases Pursuant to the Health Insurance Portability and 
Accountability Act (“HIPAA”).  Doc. 132.  Defendants move the Court to order 
Plaintiffs Artis, Ellis, and Robinson to provide updated HIPAA releases, as their 
previously completed releases have now expired.  Having reviewed the motion and 
attendant briefing (docs. 132, 135, 136), the Court will GRANT Defendants’ Motion to 
Compel. 
I.

PRIOR RELEASES 

The subject of the current Motion to Compel is not a new discovery request per 
se.  Rather, Defendants request the extension of an answer to a previous discovery 

request.  In June and July of 2018, pursuant to Defendants’ discovery requests,1 
Plaintiffs each signed two releases under HIPAA.  Doc. 132‐8, ‐9, ‐10, Exhibits H–J.  
These forms authorized the release of records for treatment dates between December 
2011 and January 2019.  Id.  However, each authorization expires one year from its date 
of execution, see id., meaning that the six signed releases expire in either June or July of 
2019.  Defendants will no longer be able to access Plaintiffs’ records after that time.      
At about the time these HIPAA releases were signed, the discovery deadline was 
extended from July 30, 2018 (doc. 26) to October 1, 2018 (doc. 36).  Therefore, neither 
Plaintiffs nor Defendants had any reason to believe that the one‐year expiration period 
would prove insufficient.  However, the deadline for termination of discovery was 
subsequently extended to June 14, 2019 (doc. 116) and then to September 12, 2019 by 
stipulated motion of the parties (doc. 133).  Consequently, as of the present date, 
discovery is ongoing in this case, but Plaintiffs’ HIPAA authorizations are set to expire 
several months before the September 12, 2019 discovery deadline. 

 As Defendants correctly note, Local Rule 26.3(d) requires that “[i]n all cases in which the physical or 
mental medical condition of a party is an issue, the party whose condition is an issue must make a good 
faith effort to produce…for each healthcare provider, a signed authorization to release medical records 
form, as set forth in Appendix ‘A.’”  D.N.M.LR‐Civ. 26.3(d)(3).  It is therefore at least arguable that 
Plaintiffs were required to produce the HIPAA releases independent of Defendants’ request.  However, 
Defendants elected to use their discovery requests at that juncture instead of objecting, so the Court 
neither reaches nor determines the Rule 26.3(d) issue. 

1

2 

II.

CURRENT RELEASE REQUESTS  

In their current motion, filed on May 10, 2019, Defendants request the Court to 
compel production of valid, updated HIPAA releases for the period of December 2011 
to May 2019.2  See doc. 132 at 9–10.  Plaintiffs responded in opposition on May 24, 2019.  
Doc. 135.  Defendants replied on June 4, 2019, additionally requesting attorney’s fees 
incurred in the litigation of the motion.  Doc. 136. 
In their Second Set of Requests for Production, Defendants requested updated 
releases from Plaintiffs Artis, Ellis, and Robinson (“Request for Production No. 1”).  See, 
e.g., doc. 132‐11 at 2.  Defendants initially requested releases for a time period of 2007 
through 2017.  See doc. 132 at 7; doc. 135 at 2.  Each Plaintiff objected to Request for 
Production No. 1 as “overbroad and unduly burdensome,” and offered instead to sign a 
release with a date range of January 1, 2019 through June 14, 2019.3  Docs. 132‐11, 132‐12, 
132‐13.  In an attempt to resolve the dispute, Defendants offered to adjust the release 
dates to December 2011 through May 2019—the original period of the expired releases, 
plus five additional months.  See doc. 132 at 8; doc. 132‐14.  Plaintiffs, however, remain 
firm in their refusal to provide the requested releases.  See generally doc. 135. 

 Plaintiffs characterize Defendants as “now…want[ing] a second bite at the apple for the time frame of 
2007 through December 11, 2011 and up to 2017.”  Doc. 135 at 2 (emphasis in original).  However, 
Defendants have been quite clear that, at this time, they request releases covering the dates of December 
2011 through May 2019.  See doc. 132 at 9. 
3 As of April 19, 2019, the date Plaintiffs responded to Request for Production No. 1, June 14, 2019 was the 
deadline for termination of discovery.  See doc. 116. 
2

3 

In order to evaluate the validity of Plaintiffs’ objections, it is necessary to 
separate the issue of the expiration date of the releases from the issue of the date ranges 
covered by the releases.  Plaintiffs appear to have no objection to the date ranges covered 
by the requested releases.  The currently requested range is December 2011 through 
May 2019.  See doc. 132 at 8.  The period of December 2011 through January 2019 was 
covered by Plaintiffs’ prior authorizations without objection.  See docs. doc. 132‐8, ‐9, ‐10, 
Exhibits H–J.  Indeed, Plaintiffs acknowledge that the present request is “duplicative” of 
Request for Production No. 10, from Defendants’ first set of requests, at least with 
respect to the original time frame.  See doc. 135 at 2.  The only new date range is from 
January 2019 through May 2019.  However, Plaintiffs have explicitly stated that they are 
willing to sign a release covering this new period of time.  See doc. 135 at 2 (“Plaintiffs 
submitted an alternative medical release date range for the relevant time frame of 
January 2019 through the then close of discovery, June 14, 2019.”).  The Court therefore 
concludes that Plaintiffs take no exception to the requested date range of December 
2011 through January 2019.4 

Conversely, Plaintiffs do appear to object to the updated expiration date of the 

newly requested releases.  That is, they object to providing updated HIPAA releases for 
the same date ranges already provided, precisely because the new releases would be 

 Plaintiffs did indicate that they objected to the time frame of 2007 to December 2011 as “not calculated to 
lead to discoverable evidence.”  Doc. 135 at 2.  Because Defendants no longer request releases covering 
this time frame, the Court does not consider the question. 

4

4 

“duplicative of the previously provided medical releases.”  Doc. 135 at 2.  The only 
material difference would be the non‐expired status of the new releases.  Plaintiffs 
characterize Defendants’ request for updated releases as a “second bite at the apple” 
and claim that they have had “ample access to Plaintiffs’ medical records,” id., 
apparently believing that Defendants ought to have acquired and fully reviewed the 
relevant medical records before the initial expiration date.   
However, discovery is still ongoing in this case, a fact that was not anticipated at 
the time Plaintiffs signed the standard HIPAA forms including a one‐year expiration 
date.  Defendants were not obliged to access the requested information at any particular 
time, or to use it for any one particular purpose.  Plaintiffs have established that they do 
not object to Defendants’ having “access to current information on Plaintiff’s injuries,” 
doc. 135 at 1.  All that Defendants now request is continued access to past information 
(Plaintiffs’ records from prior to January 2019) that was already previously available.   
Under Rule 26(e), a party who has responded to a request for production “must 
supplement its disclosure or response…in a timely manner if the party learns that in 
some material respect the disclosure or response is incomplete or incorrect, and if the 
additional or corrective information has not otherwise been made known to the other 
parties during the discovery process or in writing[.]”  Fed. R. Civ. P. 26(e)(1).  In this 
case, the Court finds that Plaintiffs’ response became effectively incomplete when 
Plaintiffs’ HIPAA authorizations expired before the close of discovery, terminating 
5 

Defendants’ access to the information.  Even assuming, arguendo, that Plaintiffs had no 
duty to update their disclosures under Rule 26(e)(1), they provide no adequate or 
persuasive argument for their refusal to comply with Defendants’ new requests.  At 
worst, Defendants will waste their time examining information that was already 
examined previously, which does not appear to burden or prejudice Plaintiffs in any 
meaningful way.   
Finally, Plaintiffs argue that Defendants’ motion should be denied based on 
Defendants’ failure to confer in good faith before filing.  See doc. 135 at 3–4.  Indeed, 
Local Rule 7.1 provides that all motions must include a “recitation of a good‐faith 
request for concurrence,” except where the opposing party is a pro se inmate.  
D.N.M.LR‐Civ. 7.1(a).  The advisory committee notes of Federal Rule of Civil Procedure 
26 further provide that parties must confer before filing a motion to compel.  See Rule 26 
Notes of Advisory Committee on 2006 amendment. 
Whatever the exact contours of Defendants’ duty to confer and to seek 
concurrence, the Court finds that Defendants have fulfilled it beyond question.  
Defendants’ Motion to Compel includes a detailed recitation of their attempts to 
communicate with Plaintiffs’ counsel, and an attached letter to Plaintiffs’ counsel 
regarding the HIPAA releases.  See doc. 132 at 8 (describing “City Defendants’ May 3, 
2019 letter and multiple calls to Plaintiff’s counsel to determine their position on City 
Defendants’ letter”); doc. 132‐14, Exhibit N (letter to Plaintiffs’ counsel dated May 3, 
6 

2019).  In fact, Defendants allege—and Plaintiffs do not dispute5—that Plaintiffs’ 
counsel failed to respond to Defendants’ letter or calls.  See doc. 132 at 8; doc. 135.  
Therefore, the Court finds that Plaintiffs’ argument is utterly without basis.  Under the 
circumstances, Defendants made a good faith effort to confer and to seek concurrence as 
to their Motion to Compel.  
III.

ATTORNEY’S FEES 

In their reply, Defendants also request an award of their attorney’s fees incurred 
in litigating this matter.  See doc. 136 at 6–7.  Defendants argue that they are entitled to 
such award “[b]ased on Plaintiffs’ failure to confer,” as Plaintiffs failed to respond to 
their letter and phone calls regarding the instant motion.  Id. at 6.  Defendants cite no 
legal authority in support of their entitlement.  Moreover, because this request was 
raised for the first time in Defendants’ reply, Plaintiffs have had no chance to respond.   
Generally, new issues raised for the first time in a reply brief will not be 
considered.  See, e.g., Plotner v. AT&T Corp., 224 F.3d 1161, 1175 (10th Cir. 2000) (citing 
Tenth Circuit’s “general rule that we do not consider issues raised for the first time in a 
reply brief”); Lopez v. New Mexico, 2016 WL 9776568, at *4 (D.N.M. Oct. 11, 2016) 
(declining to grant attorney’s fees requested for the first time in reply).  The Court sees 

 Plaintiffs attached several exhibits to their response showing email exchanges between Plaintiffs’ 
counsel and defense counsel.  See docs. 135‐1, 135‐2, 135‐3.  However, these emails are dated March and 
April 2019, and there is no evidence of a response to Defendants’ attempted communications in May. 

5

7 

no reason to make an exception here.  Consequently, the Court will deny Defendants’ 
request for attorney’s fees.     
IV.

CONCLUSION 

For the foregoing reasons, Defendants’ Motion to Compel (doc. 132) is 
GRANTED.  Defendants’ request for an award of attorney’s fees, raised for the first time 
in their reply (doc. 136), is DENIED. 
IT IS THEREFORE ORDERED that Plaintiffs Artis, Ellis, and Robinson shall 
produce two (2) current, signed medical and mental health HIPAA releases with a date 
range from December 2011 to May 2019, authorizing medical and mental health 
providers to release information to counsel for City Defendants and Dr. William Foote. 
IT IS SO ORDERED. 

              _____________________________________ 

           GREGORY B. WORMUTH 
           UNITED STATES MAGISTRATE JUDGE 

8