Ellis et al v. Hobbs Police Department et al

Filing 172

ORDER by Magistrate Judge Gregory B. Wormuth granting 161 Motion to Quash Subpoena and for Protective Order. (ts)

Download PDF
IN THE UNITED STATES DISTRICT COURT  FOR THE DISTRICT OF NEW MEXICO    BRANDON ELLIS, et al.,      Plaintiffs,            v.                HOBBS POLICE DEPARTMENT, et al.,      Defendants.                        Civ. No. 17‐1011 WJ/GBW  ORDER GRANTING MOTION TO QUASH SUBPOENA   AND FOR PROTECTIVE ORDER    THIS MATTER comes before the Court on Defendants’ Motion to Quash  Subpoena Issued by Plaintiffs to Zia Consulting, Inc. and for Protective Order.  Doc. 161.   Having reviewed the motion and attendant briefing (docs. 164, 166), the Court finds that  the subpoena must be quashed because of its failure to comply with the Health  Insurance Portability and Accountability Act (“HIPAA”).  In addition, the Court finds  that the records sought by Plaintiffs are not proportional to the needs of the case.  The  Court will therefore GRANT Defendants’ motion.    I. BACKGROUND  On August 22, 2019, Plaintiffs issued a subpoena to Zia Consulting, Inc., ordering  production of pre‐employment psychological evaluation records for fifteen current and  former Hobbs Police Department (“HPD”) officers.  See doc. 161‐4; doc. 161 at 2.  For  each officer, the subpoena sought the following specific records for each officer:  Statement of Understanding  Social History Survey  Clinical Interview  Mental Status Exam (MSE)  Wide Range Achievement Test Reading (WRAT‐3)  Shipley Institute of Living Scale‐2 (SILS‐2)  Sixteen Personality Factor 5th Ed. (1 6PF)  Minnesota Multiphasic Personality Inventory‐2 Restructured Form  (MMPI‐2 RF)    Doc. 161‐4.  Some of the listed officers are Defendants in this suit, while others are non‐ party witnesses.  See doc. 161 at 2.  Plaintiffs have since agreed to exclude non‐party  witnesses and Defendant J. J. Murphy from their request.  See doc. 164 at 11.  However,  Plaintiffs maintain their entitlement to the pre‐employment psychological evaluation  records of the other officers listed in the subpoena.   Defendants argue that the subpoena to Zia Consulting must be quashed because  it is not HIPAA‐compliant.  See doc. 161 at 5–7.  In addition, they request a protective  order prohibiting discovery of HPD officers’ pre‐employment psychological evaluations  on the ground that (1) they are not relevant or proportional to the needs of the case, (2)  they are protected by psychotherapist/patient privilege, (3) the requests subject the  officers to undue burden, and (4) the officers have a constitutional right to privacy in  their mental health records.  See generally id.  Plaintiffs disagree on all counts.  See  generally doc. 164.  Defendants’ motion is now before the Court.   2  II. HIPAA COMPLIANCE  The Health Insurance Portability and Accountability Act, or HIPAA, “generally  prohibit[s] covered entities1 from using or disclosing ‘protected health information.’”   Murphy v. Dulay, 768 F.3d 1360, 1368–69 (11th Cir. 2014) (quoting 45 C.F.R. §  164.508(a)(1)).  However, HIPAA regulations provide for the release of protected health  information under certain circumstances.  Relevant to the instant motion:   A covered entity may disclose protected health information in the course  of any judicial or administrative proceeding:     […]  (ii) In response to a subpoena, discovery request, or other lawful  process, that is not accompanied by an order of a court or  administrative tribunal, if:   (A) The covered entity receives satisfactory assurance, as  described in paragraph (e)(1)(iii) of this section, from the party  seeking the information that reasonable efforts have been  made by such party to ensure that the individual who is the  subject of the protected health information that has been  requested has been given notice of the request; or  (B) The covered entity receives satisfactory assurance, as  described in paragraph (e)(1)(iv) of this section, from the party  seeking the information that reasonable efforts have been  made by such party to secure a qualified protective order that  meets the requirements of paragraph (e)(1)(v) of this section.     Defendants have asserted that Zia Consulting is a “covered entity” under HIPAA, see doc. 164 at 7, and  Plaintiffs do not contradict this assertion, see generally doc. 164.  A covered entity is defined by the  regulation as a “health plan,” a “health care clearinghouse,” or a “health care provider who transmits any  health information in electronic form in connection with a transaction covered by this subchapter.”  45  C.F.R. § 160.103.  Based on Defendants’ uncontroverted assertion and the lack of any evidence to the  contrary, the Court assumes that Zia Consulting is, indeed, a covered entity.     1 3  45 C.F.R. § 164.512(e)(1).  A covered entity receives “satisfactory assurances” if the  requesting party includes a written statement and documentation demonstrating that:  (1) the requesting party has made a good faith attempt to provide written notice to the  subject individual, (2) the notice included sufficient information about the litigation to  permit the individual to raise an objection with the court, and (3) the time for the  individual to raise objections has elapsed.  Id. § 164.512(e)(1)(iii).    Defendants contend that Plaintiffs’ subpoena to Zia Consulting is deficient in  that it contains no assurances of either an attempt to notify the subject individuals or  reasonable efforts to secure a qualified protective order.  See doc. 161 at 5–7.  Plaintiffs’  do not appear to dispute this fact as their only discernible argument in opposition  appears to be one of waiver: “Defendants never objected to Request for Production No.  14 on the ground that the request violated the implementing regulations found in the  HIPAA.”  Doc. 164 at 7.   The Court finds that Plaintiffs’ subpoena to Zia Consulting, served on August 23,  2019, is indeed deficient under HIPAA regulations.  Examination of the subpoena  reveals no statement that could remotely be construed as an assurance either of efforts  to notify the subject individuals or of efforts to secure a protective order.2  See doc. 161‐4.    As Plaintiffs point out, see doc. 164 at 10, albeit in response to another of Defendants’ arguments, there is  a Stipulated Confidentiality Order in effect in this case.  See doc. 29.   Whether this stipulated order would  be a qualified protective order under HIPAA is debatable, since it permits opposing parties and experts  to keep medical records “confidential,” rather than destroying them or returning them to the covered  entity, at the end of the litigation.  See id. at 3; cf. 45 C.F.R. § 164.512(e)(1)(v)(B).  In any event, there is no  2 4  Moreover, Plaintiffs’ contention that Defendants did not previously object to Request  for Production No. 14 appears wholly immaterial to the issue at hand.  For one thing,  Defendants’ counsel lack the authority to waive HIPAA requirements for covered  entities, particularly with respect to non‐represented parties.  For another, the Court is  puzzled to understand how Defendants could have known that Plaintiffs’ subpoena  would be non‐compliant until it was actually issued and served.  Therefore, the Court  finds that the subpoena served on Zia Consulting on August 23, 2019 (doc. 161‐4)  violates HIPAA and must be quashed.   III. RELEVANCE & PROPORTIONALITY  Defendants further request a protective order prohibiting future discovery of the  officers’ pre‐employment psychological evaluations.  Defendants make a number of  different arguments in support of this request.  See generally doc. 161.  Because the Court  finds that discovery of these psychological evaluations is not proportional to the needs  of the case, it does not reach the issues of privilege, constitutional right to privacy, or  undue burden as standalone bases for the protective order.    The Federal Rules of Civil Procedure provide that:   Parties may obtain discovery regarding any nonprivileged matter that is relevant  to any party’s claim or defense and proportional to the needs of the case, considering  the importance of the issues at stake in the action, the amount in controversy, the  parties’ relative access to relevant information, the parties’ resources, the  question that the Stipulated Confidentiality Order was not explicitly referenced in Plaintiffs’ subpoena to  Zia Consulting as required by 45 C.F.R. § 164.512(e)(1)(ii)(B).  See generally doc. 161‐4.      5  importance of the discovery in resolving the issues, and whether the burden or  expense of the proposed discovery outweighs its likely benefit.     Fed. R. Civ. P 26(b)(1) (emphasis added).  Information “need not be admissible in  evidence to be discoverable.”  Id.  However, “Rule 26 vests the trial judge with broad  discretion to tailor discovery narrowly.”  Murphy v. Deloitte & Touche Group Ins. Plan,  619 F.3d 1151, 1163 (10th Cir. 2010) (quoting Crawford‐El v. Britton, 523 U.S. 574, 598  (1998)).        Plaintiffs’ Complaint contains three claims: (1) retaliation for whistleblowing in  violation of the New Mexico Whistleblower Protection Act, (2) retaliation for protected  speech and association in violation of the First Amendment and 42 U.S.C. § 1983, and  (3) racial discrimination and deprivation of due process in violation of the Fourteenth  Amendment, 42 U.S.C. § 1981 and § 1983.  See doc. 1 at 15–20.  In their response to  Defendants’ motion, Plaintiffs offer a number of reasons why discovery of the  subpoenaed records is relevant to these three claims.3  The stated reasons fall into  roughly four categories: (1) to demonstrate the individuals’ psychological fitness to  serve as HPD officers; (2) to demonstrate HPD’s pattern of hiring officers with poor  “moral character”; (3) to determine whether these individuals harbor “racist   As Defendants correctly note in their reply, Plaintiffs do not address how or why the requested  discovery is proportional to the needs of the case.  See doc. 166 at 6 (“Plaintiffs failed to respond to  Defendants’ argument that the records … are not proportional to the needs of this case.  As such,  Plaintiffs have conceded this argument.”).  The Court declines, however, to find automatically in favor of  Defendants on that basis.    3 6  tendencies”; and (4) for general purposes of credibility and impeachment.4  See generally  doc. 164.  The Court will address each in turn.    A. Psychological Fitness    First, the Court finds that evidence of the Defendant officers’ psychological  fitness to serve as HPD officers is insufficiently relevant to Plaintiffs’ claims to justify  the proposed serious intrusion on those officers’ privacy interests.  Their psychological  fitness to serve (as distinct from their “moral character” or racist tendencies, which will  be explicitly addressed below) appears potentially relevant only to demonstrate that, as  Plaintiffs put it, “these Officers were as or less psychologically fit to serve as Hobbs  Police Department officers than any of the Plaintiffs.”  Doc. 164 at 6.  In other words, at  most, evidence of psychological instability or unfitness might demonstrate that  Plaintiffs were at least as qualified as the Defendant officers, eliminating one alternative  explanation for Plaintiffs’ differential treatment.  See, e.g., Wells v. Colo. DOT, 325 F.3d  1205, 1218 (10th Cir. 2003) (quoting Reeves v. Sanderson Plumbing, Inc., 530 U.S. 133, 147  (2000)) (elimination of other plausible justifications for employment discrimination can  show that “discrimination may well be the most likely alternative explanation”).     Plaintiffs additionally make a fifth argument: that Plaintiffs’ own medical records “show that HPD was  aware that these men have pre‐existing psychiatric injuries” from their military service, but “then turned  around and mocked” their service.  Doc. 164 at 9.  Because Defendants do not seek a protective order  preventing Plaintiffs from disclosing their own psychological evaluations, the Court declines to address  this argument.    4 7  However, the relevance of pre‐employment psychological evaluations for this  purpose is doubtful at best.  This is not a discriminatory hiring case.  Indeed, each  Plaintiff was successfully hired by HPD following his psychological evaluation,  notwithstanding the fact that Plaintiffs Ellis and Robinson are African American.   Therefore, a comparison of Plaintiffs’ employment applications to the Defendant  officers’ employment applications appears unlikely to advance Plaintiffs’ claims; of far  more relevance would be a comparison of their on‐the‐job performance.  As for  Plaintiffs’ contention that the subpoenaed records would support their municipal  liability claim, see doc. 164 at 4, a pattern of hiring officers who are psychologically unfit  in some general sense—as distinct from racially biased—would do little to establish  whether those same officers engaged in racial discrimination, or whether HPD should  have anticipated that they would.     In addition, though the Court here refrains from deciding whether the federal  psychotherapist‐patient privilege applies to the subpoenaed records, the importance of  the privacy interests at stake is readily apparent.  The Court’s evaluation of relevance  and proportionality must be particularly stringent where personal, confidential  information is involved.  See Regan‐Touhy v. Walgreen Co., 526 F.3d 641, 648–49 (10th Cir.  2008) (quoting Herbert v. Lando, 441 U.S. 153, 177 (1979)).  The Tenth Circuit has  recognized a constitutional “right to privacy” in personnel file information that is “of a  highly personal nature.”  Flanagan v. Munger, 890 F.2d 1557, 1571 (10th Cir. 1989).  In the  8  interest of maintaining privacy, it may often be acceptable for the trial court to limit  discovery of personnel files.  See Regan‐Touhy, 526 F.3d at 649 (citing Gehring v. Case  Corp., 43 F.3d 340, 342 (7th Cir. 1994)).  More specifically, courts have repeatedly  recognized the importance of confidentiality in communications with mental health  professionals.  See, e.g., Jaffee v. Redmond, 518 U.S. 1, 8–9 (1996) (recognizing a federal  common law psychotherapist‐patient privilege).  Although, as Plaintiffs point out, the Defendant officers did not voluntarily seek  psychological treatment or diagnosis, their psychological evaluations are nonetheless of  a “highly personal” nature.  In addition, even if the Defendant officers knew that part or  all of their evaluations might be shared with high‐ranking HPD officials, they  nevertheless had a reasonable expectation of confidentiality with respect to other  persons and entities.  See NMAC § (mandatory psychological  evaluations “shall be held in the strictest of confidence”).  The important public policy  rationale underlying the Supreme Court’s decision in Jaffee—the encouragement of full  and free communication with mental health professionals—is therefore to some degree  applicable in this context.  See Jaffee, 518 U.S. at 11.  It is greatly in the public interest that  potential HPD officers answer questions honestly and openly during their pre‐ employment psychological evaluations.  See, e.g., Gavins v. Rezaie, 2017 WL 3218506, at  *2–3 (S.D. Fla. July 28, 2017) (quoting Caver v. City of Trenton, 192 F.R.D. 154, 163 (D.N.J.  2000)).    9  Therefore, without deciding whether any absolute psychotherapist‐patient  privilege applies, the Court takes into account the Defendant officers’ privacy interests  in conducting its proportionality analysis.  See Northwestern Mem’l Hosp. v. Ashcroft, 362  F.3d 923, 927 (7th Cir. 2004) (district court properly weighed the limited probative value  of sensitive medical records against the “potential loss of privacy” to the patient,  concluding that “the balance of harms resulting from disclosure severely outweighs the  loss to the government through non‐disclosure”).  Because the Court finds that the  potential relevance of demonstrating the Defendant officers’ psychological fitness to  serve at the time of application is minimal, and the privacy interests at stake are very  weighty, the requested discovery is not proportional to the needs of the case.  B. Moral Character  Second, Plaintiffs argue that the psychological evaluations are relevant to show  HPD’s pattern or practice of hiring officers with poor “moral character.”  The Court  discerns two problems with this argument.    To begin with, the likelihood that the subpoenaed evaluations will reveal  anything about the officers’ “moral character” appears rather low.  Of the eight  specifically requested components listed in Plaintiffs’ subpoena, see doc. 161‐4 at 4–8,  four are standardized clinical assessments not designed to reach conclusions about a  10  subject’s “moral character.”5  The Statement of Understanding merely informs the test‐ taker of the purpose for the evaluation.6  Another component, the Mental Status Exam,  is generally used to assess current mental capacity and cognitive function.7  While the  Social History Survey and Clinical Interview components are presumably somewhat  more open‐ended, Plaintiffs offer no evidence that either one is designed to elicit  responses or enable conclusions about an applicant’s generalized “moral character.”   Rather, the stated purpose of psychological evaluations for law enforcement officers in  the state of New Mexico is to “certify to the individual’s emotional and mental  condition.”  NMAC §  See also id. § (clinical interview  should cover such areas as schooling, job history, substance abuse, judgment, and  reliability); NMSA § 29‐7‐6(A)(6) (applicants are qualified if “free of any emotional or  mental condition that might adversely affect [] performance as a police officer”).  Of  course, it is possible to imagine that information relevant to a subject’s moral character  might incidentally be revealed through these psychological evaluations.  For instance,  as Plaintiffs observe, evidence of “anti‐social and sociopathic tendencies” might have  significant bearing on a measure of Defendants’ “moral character.”  See doc. 164 at 6.    These standardized clinical assessments are the Wide Range Achievement Test Reading (WRAT‐3), the  Shipley Institute of Living Scale‐2 (SILS‐2), the Sixteen Personality Factor 5th Ed. (1 6PF), and the  Minnesota Multiphasic Personality Inventory‐2 Restructured Form (MMPI‐2 RF).  Doc. 161‐4 at 4.    6 See Michelle Hoy‐Watkins & Megan E. Shaal, Competency to Stand Trial, in Inside Forensic Psychology 26  (Tiffany Masson, PsyD ed., 2016).   7 See George Newman, M.D., PhD, How to Assess Mental Status, Merck Manual Professional Version (Feb.  2018), https://www.merckmanuals.com/professional/neurologic‐disorders/neurologic‐examination/how‐ to‐assess‐mental‐status#v1030587.  5 11  However, because poor moral character is not in itself a recognized emotional or mental  condition, it is far from certain that any information relevant to moral character would  be revealed.  More importantly, even assuming that such information was to be found in some  of the psychological evaluations, the relevance of the Defendant officers’ generalized  “moral character” to Plaintiffs’ claims is not readily apparent.  Whether the Defendant  officers have “good moral character,” doc. 164 at 9–10, is only tangentially related to  whether or not they racially discriminated against Plaintiffs.  Similarly, their “good  moral character” or lack thereof is insufficiently specific to greatly assist in establishing  whether Plaintiffs reported illegal and racially discriminatory conduct and were  consequently retaliated against.  This is particularly true given that some of the  subpoenaed psychological evaluations may have been conducted years or even decades  ago.8  Even if, as Plaintiffs point out, New Mexico statutory law requires police officer  applicants to be “of good moral character,” NMSA § 29‐7‐6(A)(7),9 the Court finds that  the potential relevance of the subpoenaed records to demonstrate Defendants’ “moral  character” is insufficient to outweigh the important privacy interests discussed above.    Defendant McCall, for example, was hired by HPD in 1999, some thirteen years before Plaintiff Ellis  arrived.  See doc. 143 at 4, 15.   9 Although this point is little worth discussing given the Court’s other findings, NMSA § 29‐7‐6(A)(7)  applies to applicants’ qualifications for certification.  Whether or not the Defendant officers were qualified  applicants at the time of hiring is of limited relevance for the same reasons discussed with respect to their  psychological fitness to serve.  See pg. 7, supra.  8 12  Consequently, Plaintiffs’ requested discovery fails the proportionality analysis on this  theory as well.  C. Racist Tendencies    Third, the Court finds that the subpoenaed psychological evaluations are not  proportional to the needs of the case as they relate to the Defendant officers’ “racist  tendencies.”  Unlike their generalized moral character, whether or not the Defendant  officers have behaved in a racially discriminatory manner in the past has obvious  relevance to Plaintiffs’ claims of racial discrimination.  However, to this Court’s  knowledge, not one of the clinical evaluations included in HPD’s pre‐employment  psychological evaluations is specifically designed to measure an applicant’s racial bias.   See supra n. 3–5.  Nor have Plaintiffs made such an argument.  At the very least,  therefore, Plaintiffs’ subpoena is dramatically overbroad: it covers a wide swath of  highly sensitive psychological information, most of which is obviously irrelevant to  showing racial bias or discrimination, on the bare chance that some information related  to racial bias will be revealed.    In addition, once again, the temporal distance between some of the Defendant  officers’ evaluations and any events that transpired during Plaintiffs’ employment  period weighs against a finding of proportionality.  See, e.g., Ray v. Ropes & Gray LLP,  799 F.3d 99, 116 (1st Cir. 2015) (probative value of racially derogatory remarks is  “circumscribed if they were made in a situation temporally remote from the date of the  13  employment decision in question”); Antonio v. Sygma Network, Inc., 458 F.3d 1177, 1184  (10th Cir. 2006) (no inference of pretext was reasonable where a racial comment was  “temporally remote from the termination”).    For these reasons, the Court does not find that discovery of the subpoenaed  psychological evaluations would be proportional to the needs of this case on a theory of  demonstrating racial bias.     D. Credibility and Impeachment    Lastly, Plaintiffs argue that the subpoenaed psychological evaluations are  relevant for the general purposes of impeachment and establishing credibility.   Plaintiffs assert that “credibility is always relevant.”  Doc. 164 at 3 (emphasis in original).   So far as it goes, this statement is not inaccurate.  For example, “[a] witness’s credibility  may always be attacked by showing that his or her capacity to observe, remember, or  narrate is impaired.”  United States v. Robinson, 583 F.3d 1265, 1272 (10th Cir. 2009)  (quoting 4 Jack B. Weinstein & Margaret A. Berger, Weinstein’s Federal Evidence, §  607.05[1] (Joseph M. McLaughlin ed., 2d ed. 2009)).  Likewise, proof of bias against a  particular party is “almost always relevant” in weighing a witness’s credibility.  United  States v. Abel, 469 U.S. 45, 52 (1984).    However, the mere fact that information, if found, would be relevant does not  automatically make every file in which it might be found, discoverable.  See Fed. R. Civ.  P. 26(b)(1) (discoverable information must be both relevant and proportional).   14  Moreover, there must be some limit to the general purposes of establishing credibility  and gathering information for impeachment.  They would otherwise justify nearly  unlimited discovery with respect to every witness or party in every case.  Plaintiffs do  not explain in what specific ways the Defendant officers’ pre‐employment  psychological evaluations could be used to measure their credibility or impeach them as  witnesses.  See generally doc. 164.  In short, without more, arguing that the subpoenaed  records “may discover statements which could be used for impeachment,” or “may  discover evidence of a character for truthfulness,” doc. 164 at 3, is inadequate to  establish that the discovery of these highly personal psychological evaluations is  proportional to the needs of the case.    CONCLUSION  IV. In light of the foregoing, Defendants’ Motion to Quash Subpoena Issued by  Plaintiffs to Zia Consulting, Inc. and for Protective Order (doc. 161) is hereby  GRANTED.                                 _____________________________________    GREGORY B. WORMUTH  UNITED STATES MAGISTRATE JUDGE    15 

Disclaimer: Justia Dockets & Filings provides public litigation records from the federal appellate and district courts. These filings and docket sheets should not be considered findings of fact or liability, nor do they necessarily reflect the view of Justia.

Why Is My Information Online?