Collins et al v. City of Milwaukee et al

Filing 17

ORDER signed by Judge J.P. Stadtmueller on 5/9/2017 GRANTING 15 Defendants' Unopposed Motion for Order Regarding Production of Documents and Electronic Data and SPECIFYING conditions governing the production of such items in this matter unless otherwise ordered by the Court. (Attachments: # 1 Appendix 1: Metadata and Coding Fields) (cc: all counsel) (jm)

Download PDF
UNITED STATES DISTRICT COURT  EASTERN DISTRICT OF WISCONSIN    CHARLES COLLINS, TRACY ADAMS, on  behalf of her minor child, D.A., CALEB  ROBERTS, STEPHEN JANSEN, GREGORY  CHMABERS, and ALICIA SILVESTRE,                                               Plaintiffs,    v.    THE CITY OF MILWAUKEE, THE  MILWAUKEE FIRE AND POLICE  COMMISSION, and CHIEF EDWARD  FLYNN,                                               Defendants.            Case No. 17‐CV‐234‐JPS     ORDER On  May  5,  2017,  Defendants  filed  an  unopposed  motion  for  the  entry  of  an  order  regarding  the  production  of  documents  and  electronic  data. (Docket #15). The proposed order sets forth the parties’ agreed‐upon  terms  for  the  production  of  such  materials.  In  light  of  the  parties’  agreement, and in order to expedite the production of discovery materials  in this case, the Court will grant the motion.    Accordingly,    IT IS ORDERED that Defendants’ unopposed motion for the entry  of  an  order  regarding  the  production  of  documents  and  electronic  data  (Docket #15) be and the same is hereby GRANTED;     IT  IS  FURTHER  ORDERED  that  the  following  procedures  and  formats,  including  those  contained  in  Appendix  1  of  this  Order,  shall  govern  the  production  of  documents  and  electronic  data  in  this  matter  unless otherwise ordered by the Court:  1.  General Format of Production. The parties agree to produce  documents  either  (i)  as  electronic  images  with  associated  text  files  and  metadata or (ii) in native format, as further described herein.    2.  ESI Production. The parties agree to produce Electronically  Stored  Information  (“ESI”)  with  the  exception  of  inaccessible  storage  media as described below. ESI will be searched on a custodian and search  term basis, with appropriate Boolean and proximity operators, as well as  date/time  limitations,  as  described  in  Paragraph  13.  With  respect  to  production of ESI, the parties agree upon the following:  a.  E‐mail  will  be  produced  as  image  files  with  related  searchable text and metadata (to the extent it exists).  b.  Other  electronic  documents  including  word‐ processing  documents,  spreadsheets,  presentations  and  all  other  electronic  documents  not  specifically  discussed  elsewhere  will  be  produced as image files with related searchable text and metadata  (to the extent it exists) except for:  1.  Excel  files  will  be  produced  in  native  format  with  related  searchable  text  and  metadata  (to  the  extent  it  exists).    Where  a  party  redacts  a  portion  of  an  Excel  spreadsheet,  the  parties  will  meet  and  confer  regarding  production  of  the  document  in  Tagged  Image  File  Format  (“TIFFs” or “.tiff format”);  2.  The  parties  will  discuss  any  specialized  databases  that  are  responsive  to  the  parties’  requests  and  reach agreement on production before any such production;   Page 2 of 9  3.  The parties will discuss reasonable requests for  production in native format on a document‐by‐document or  category‐by‐category basis; and  4.  The  parties  shall  meet  and  confer  on  a  production protocol for native files.  3.  Hard  Copy  (or  Paper)  Documents.  The  parties  agree  to  produce hard‐copy documents as image files with related OCR text to the  extent  such  documents  are  converted  into  electronic  format.  At  this  time  each  party  contemplates  converting  all  hard‐copy  documents  into  electronic  images  for  production  purposes  and  agrees  to  address  any  exceptions  with  the  other  parties.  The  parties  shall  meet  and  confer  to  discuss  documents  that  present  imaging  or  formatting  problems.  To  the  extent exceptions to the foregoing are required, the parties will meet and  confer  to  discuss  alternative  production  requirements,  concerns,  or  formats.  4.  Form and Manner of Production. All production document  images  will  be  provided  as  single‐page  Tagged  Image  File  Format  (“TIFFs”  or  “.tiff  format”)  compatible  with  commercially  available  document  management  software,  such  as  Relativity  or  Concordance.  All  images  generated  from  hard  copy  documents  shall  be  scanned  as  black  and white images at 300 d.p.i. resolution and shall be saved and produced  in a Group 4 compression single‐page “TIFF” format and reflect, without  visual  degradation,  the  full  and  complete  information  contained  on  the  original  document.  All  images  generated  from  native  electronic  documents  with  the  exception  of  source  code,  dynamic  web  pages,  and  web  content,  shall  be  saved  electronically  (or  “printed”)  in  a  Group  4  compression single‐page “TIFF” image that reflects the full and complete  Page 3 of 9  information  contained  on  the  original  document.  The  parties  shall  produce  a  “load  file”  that  is  compatible  with  a  commercially  available  document  management  software,  such  as  Relativity  or  Concordance,  to  accompany  the  images,  which  load  file  shall  include  information  about  where  each  document  begins  and  ends  to  facilitate  the  use  of  the  produced  images  through a document management  or litigation support  database  system.  The  parties  shall  meet  and  confer  to  the  extent  reasonably  necessary  to  facilitate  the  import  and  use  of  the  produced  materials  with  commercially  available  document  management  or  litigation support software.  5.  Document  Unitization.  To  the  extent  possible  and  on  a  going‐forward  basis,  the  parties  will  endeavor  to  apply  unitization  practices  consistent  with  the  following  description.  Each  page  of  a  hard  copy document shall be scanned into an image and if a document is more  than one page, the unitization of the document and any attachments shall  be maintained as it existed in the original when creating the image file. For  documents  that  contain  fixed  notes,  the  pages  will  be  scanned  both  with  and without the notes and those pages will be treated as part of the same  document.  The  relationship  of  documents  in  a  document  collection  (e.g.,  cover  letter  and  enclosures,  email  and  attachments,  binder  containing  multiple  documents,  or  other  documents  where  a  parent‐child  relationship  exists  between  the  documents)  shall  be  maintained  through  the scanning or conversion process. If more than one level of parent‐child  relationship exists, documents will be kept in order, but all will be treated  as  children  of  the  initial  parent  document.  Such  information  shall  be  produced in the load file, as hereafter defined, in a manner to enable the  parent‐child relationship among documents in a document collection to be  Page 4 of 9  reconstituted  by  the  receiving  party  in  commercially  available  document  management software, such as Relativity or Concordance.  6.  Color. Unless a specific request is made, documents shall be  produced in gray scale.    7.  Duplicates.  Where  a  single  document  has  more  than  one  identical  copy  of  a  document  (i.e.,  the  documents  are  visually  the  same  and  contain  the  same  electronic  text),  the  parties  need  only  produce  a  single copy of that document.    8.  Bates  Numbering.  The  parties  agree  to  produce  imaged  documents  with  a  legible,  unique  page  identifier  (“Bates  Number”)  electronically  “burned”  onto  the  image  at  a  location  that  does  not  obliterate,  conceal,  or  interfere  with  any  information  from  the  source  document.  No  other  legend  or  stamp  will  be  placed  on  the  document  image  other  than  a  confidentiality  legend  (where  applicable)  and  redactions  (consistent  with  the  Protective  Order  in  this  matter,  or  any  other  protective  orders  agreed  to  in  the  future),  and  the  Bates  Number  identified  above.  The  confidential  legend  shall  be  “burned”  onto  the  document’s  image  at  a  location  that  does  not  obliterate  or  obscure  any  information from the source document. With respect to the identification  of  files  produced  in  their  native  format,  the  parties  shall  confer  on  an  appropriate method for applying a unique identifier to each file produced.  9.  File  Naming  Conventions.  Each  page  image  file  shall  be  named with the unique Bates Number of the page of document, followed  by the extension “.TIF”. In the event the Bates Number contains a symbol  and/or character that cannot be included in a file name, the symbol and/or  character will be omitted from the file name.  Page 5 of 9  10.  Production Media. The parties agree to produce documents  on  CD‐ROM,  DVD,  external  hard  drive,  or  such  other  readily  accessible  computer or electronic media as the parties may hereafter agree upon (the  “Production  Media”).  The  type  of  materials  on  the  media  (e.g.,  “Documents”,  “OCR  Text”,  etc.)  and  the  Bates  Number  range(s)  of  the  materials  on  the  Production  Media  shall  also  be  contained  on  the  Production Media, and where not practicable to do so may be provided in  an accompanying letter.  11.  Meta‐Data Fields and Processing. Each of the metadata and  coding  fields  set  forth  in  Appendix  1  that  can  be  extracted  shall  be  produced  for  that  document.  The  parties  are  not  obligated  to  manually  populate any of the fields in Appendix 1 if such fields cannot be extracted  from  a  document,  with  the  exception  of  the  following:  BEGBATES,  ENDBATES,  BEGATTACH,  CONFIDENTIALITY,  ENDATTACH,  REDACTED,  CUSTODIAN,  OTHER_CUSTODIAN,  and  CDVOLUME.  The  parties  agree  that  the  OTHER_CUSTODIAN  field  should be  populated  by  the  party  or the party’s vendor to  identify other  custodians  in  possession  of  the  document  before  deduplication  was  applied to the data set. The parties will make reasonable efforts to ensure  that  metadata  fields  automatically  extracted  from  the  documents  are  correct.  12.  OCR/Extracted  Text.  The  parties  will  produce  corresponding  Optical  Character  Recognition  (“OCR”)  text  files  for  all  hard‐copy  documents  and  any  electronic  documents  that  require  redaction  prior  to  production.  For  documents  that  exist  natively  in  electronic  format  that  have  not  been  redacted  and  that  are  produced  as  images, the parties shall produce extracted text files reflecting the full text  Page 6 of 9  that  has  been  electronically  extracted  from  the  original,  native  electronic  files.  The  OCR  and  extracted  text  files  shall  be  produced  in  ASCII  text  format  and  shall  be  labeled  and  produced  on  Production  Media  in  accordance  with  the  provisions  of  paragraph  10.  These  text  files  will  be  named  with  the  unique  Bates  Number  of  the  first  page  of  the  corresponding  document  followed  by  the  extension  “.txt.”  The  OCR  and  extracted  text  files  shall  be  produced  in  a  manner  suitable  for  importing  the  information  into  commercially  available  document  management  or  litigation support software such as Concordance.  13.  Use  of  Search  Terms.  Plaintiffs  shall  first  provide  Defendants with an initial listing of search terms they propose Defendants  use to search for documents and relevant ESI, and Defendants shall have  the opportunity to propose modifications to those search terms, including  the use of appropriate Boolean and proximity operators. Either party may  also propose custodians and date limitations for searches. After the parties  agree on an initial set of search terms, the parties shall conduct a further  meet  and  confer  to  determine  whether  modifications  should  be  made  to  those  search  terms,  including  the  use  of  appropriate  Boolean  and  proximity  operators.  The  parties  will  produce  potentially‐relevant  ESI  in  their  possession  according  to  the  agreed  search  terms,  custodians,  and  date ranges.  a.  Each  party  shall  be  provided  with  an  opportunity  to  propose  additions  or  amendments  to  the  search  procedures  and  terms;  b.  The  parties  acknowledge  that  the  agreement  to  the  use of such search procedures and terms shall not be construed as a  waiver  of  any  party’s  right  to  request  subsequent  searches  and  Page 7 of 9  productions; particularly where there is a showing that the agreed‐ to  search  terms  and  procedures  have  resulted  in  inadequate  productions  or  failed  to  identify  relevant  materials.  The  parties  reserve  their  right  to  object  to  any  additional  requests  or  subsequent searches;  c.  The parties will produce ESI on a rolling basis so as to  provide each other with documents as expediently as possible; and  d.  Documents  identified  by  search  terms  may  be  reviewed for privilege, confidentiality, redactions and relevance or  responsiveness prior to production.  14.  Original  Documents.  The  parties  will  retain  the  original  hard‐copy  and  ESI  documents.  Subject  to  preservation  of  appropriate  privileges  and  other  protections,  the  parties  will  consider  reasonable  requests,  after  any  necessary  meet  and  confer,  to  produce  the  original  copy  and  ESI  documents  of  specific  documents  or  groups  of  documents,  or  where  a  document  existed  originally  in  only  hard  copy  format,  make  originals  of  any  produced  document  available  for  inspection  by  the  requesting  party  in  the  form  in  which  such  documents  are  kept  in  the  ordinary course of business.  15.  Inaccessible or Not Reasonably Accessible Storage Media.  The  parties  will  take  reasonable  steps  to  collect  potentially  relevant  ESI  stored  on  servers,  work  stations,  and  readily  accessible  drives  and  databases.  The  parties  shall  discuss  sources  of  potentially  relevant  information  deemed  “not  reasonably  accessible.”  Where  a  party  seeks  production  of  information  from  sources  designated  by  another  party  as  “not reasonably accessible,” the parties shall meet and confer in an effort  to resolve any disagreements before seeking relief from the Court.  Page 8 of 9  16.  Incorporation  by  Reference  of  Protective  Order.  The  provisions  of  the  any  Protective  Orders  entered  in  the  above‐captioned  case shall be incorporated by reference into this Order, including but not  limited to the provisions relating to the identification, use, and restrictions  on  Confidential  and  Attorneys  Eyes  Only  information  and  information  subject to a claim of privilege.  17.  Costs  of  Production.  Each  party  shall  bear  its  own  costs  of  production.                                                        Dated at Milwaukee, Wisconsin, this 9th day of May, 2017.          BY THE COURT:                                          J.P. Stadtmueller  U.S. District Judge    Page 9 of 9 

Disclaimer: Justia Dockets & Filings provides public litigation records from the federal appellate and district courts. These filings and docket sheets should not be considered findings of fact or liability, nor do they necessarily reflect the view of Justia.


Why Is My Information Online?